19.3.09

Head halvad ajad

Kui sa pole oma eesmärke ja nende saavutamiseks mõeldud tegevusi praeguses surutises kibekiiresti läbi vaadanud, siis praegu on selleks viimane hetk.

Oled sa nüüd, majanduslanguse ajal, vaadanud eesmärke, mis püstitasid headel aegadel, nii aasta-poolteist tagasi? Kas need eesmärgid on siiani realistlikud? Vaevalt. Järelikult tuleb teha uus tehing enda ja teistega, et halvad ajad võimalikult hästi üle elada ning mõistlikult valmistuda järgmiseks tõusuks.

Kui vaatad eesmärke üle, arvesta soovitustega, mida ärikirjanik, tippblogija ja turundusguru Seth Godin jagas alustavatele ettevõtetele veebikeskkonnale mashable.com antud intervjuus.

Esimesena kuulutab Godin: „Languse ajal on sul palju vähem konkurente.“ Ja see on ju hea – mitmed sinu kibedad konkurendid, kelle äri pole piisavalt läbi kaalutud, peavad poe kinni panema. Ja see suurendab oluliselt sinu võiduvõimalusi, kui suudad arukalt tegutsedes äri jätkata ning tasahilju arendada.

Järgmisena soovitab Godin keskenduda väärtuse loomisele, mitte raha teenimisele ja inimeste palkamisele. Kriisi aegadel on vaid üks ellujäämise strateegia: muuda end nii asendamatuks kui võimalik. Sest sel juhul säilitad kliendid ning saad neid juurdegi.

Enda asendamatuse suurendamisel on kolm asja, mida peame tegema. Esimene kõlab Eesti lõppematus innovatsiooniihalushümni refräänis suisa luitununa: eristu ja kerki seeläbi esile. Uuri, mis eristab sind konkurentidest, mille poolest oled või suudad neist olla mäekõrguselt üle. Ning keskendu sellele ainulaadsele, mis on sinu konkurentsieeliseks.

Sellest ainuüksi ei piisa. Sa pead olema ka usaldusväärne. Vastasel juhul sa paistad küll silma ning pakud asendamatuid teenuseid või tooteid, aga kui need 100protsendilise kindlusega kliendini ei jõua, siis pole vahet, kas oled teistest erinev või mitte.

Kolmandaks pead oma valdkonda tundma väga hästi. Kui eristud ning oled usaldusväärne, aga teadmisi-oskusi napib, siis pole lugu kiita.

Vaata Eesti edukaid ettevõtteid, näiteks Regiot. Nad kuuluvad maailma parimate hulka üsna kitsas valdkonnas, eristudes konkurentidest valdkonna täpse piiritlemise, usaldusväärsuse ja asjatundlikkuse poolest.

Eristumiseks soovitab Godin inimeste palkamisel valida neid hoolikamalt kui kunagi varem. Seda enam, et tööjõu nappuse ajad on selleks korraks möödumas. Küll ja veel on ettevõtteid, mis palkasid viimase majanduskasvu ajal kümneid ning nüüd vallandavad neist pooled. Tegemist on puhtalt ettevõtja veaga, kes hindas oma tööjõuvajadust jõhkralt üle.

Praegu palgates keskendu asendamatule: võta tööle asendamatuid inimesi, kes aitavad su ettevõttel muuta asendamatuks. Kuna mõned ettevõtted lõpetavad töö ja mõned lasevad lühinägelikult oma asendamatud inimesed lahti, siis on neid praegu rohkem saada kui varem.

Godini järgmine soovitus: väike (ja nutikas) on ilusam kui kunagi varem. Ärimaailma koljatitel on praegu suured probleemid, pea iga nädal loeme uudistest tuhandete inimeste koondamisest. Väikesed tegijad, Godin toob siinkohal näiteks mikroblogiteenuse pakkuja Twitteri, elavad suurtega võrreldes hästi, kuigi neis töötab käputäis inimesi. Võime ka lähemale vaadata: Tartu mobiilsete sisuteenuste platvormi pakkuv väikefirma Mobi tunneb end päris hästi, vähemalt nende m-sisuteenuste loomise portaal Fortumo.com ei näita mingeid depressiooni märke. Hiljuti teatasid nad laienemisest Tšehhi ja Malaisiasse.

Järgmine halbade aegade hea uudis: sinu tegevuskulud vähenevad. Loomulikult on praeguseks ilmselt vähenenud ka tulud ja tänavu vähenevad veel, kuid samas maksad rendipinna, tööjõu ja tehnoloogia eest varasemast vähem. Ja see aitab sul vee peal püsida. Arvesta ka seda eesmärkide läbikaalumisel.

Seo eesmärkidega konkreetsed tegevused

Inglismaal on ühe Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit raidkiri: „Visioon konkreetse tööta on unelm. Konkreetne töö visioonita on orjus. Konkreetne ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Kui oled eesmärgid uues valguses üle vaadanud ja partnerite-töökaaslastega läbi arutanud, siis vaata üle ka enda ja oma ettevõtte tegevuskava, et olla kindel – eesmärgid ei jää vaid unistuseks, vaid te viite need koos ellu. Kui 80 protsenti sinu ja su meeskonna tegevustest peegeldavad eesmärke, siis võid olla üsna kindel, et jõuad sihile.

Käi läbi eesmärkide saavutamiseks vajalikud tegevused samm-sammult, alates üldisemast lõpetades iga konkreetsete asjadega ning hoolitse selle eest, et sina ja teisedki panevad need tegevused kalendrisse kirja. Uuringud näitavad, et kui konkreetne tegevus on kalendris kirjas, siis saab see neli korda tõenäolisemalt ka päriselt tehtud.

Seepärast sõnasta eesmärgi täitmiseks vajalikud projektid ja pane kirja, millal keegi viib mingi projekti läbi. Sinu juhitavate projektide puhul koosta üksikasjalik tegevuskava, sea tegevustele tähtajad ja hoolitse selle eest, et suudad ka graafikus püsida.

Kuna majandusolud muutuvad praegu kiiresti, on mõistlik võtta kord-paar kuus kolme-neli tundi, et eesmärgid üle vaadata ning neid ja tegevuskava kohendada kiiresti muutuvatele oludele vastavaks. Kiire reageerimine on praegu olulisem kui varem.

Sellisel moel saad enda ja teistega sõlmida uue tehingu, mis aitab rasked ajad üle elada ning valmistuda järgmiseks tõusuks. Ühes võime olla üsna kindlad: tulemata järgmine „kuldne ajastu“ ei jää, lahtine on ainult see, millal hakkame taas ülesmäge rühkima.

14.3.09

Jack Welch: tegele meeldivate asjadega!

Fidelity Investmentsi erainvesteeringute juht Sanjiv Mirchandani meenutas GTD Summitil oma kunagist kohtumist GE legendaarse juhi Jack Welchiga. Mirchandani päris Welchilt, et kuidas too suudab küll otsustada, millele tööstusmonstrumi juhtimiseks vajalikest sadadest tegevustest keskenduda.

"Teen seda, mis mulle meeldib," vastas Welch, "ja ülejäänud asjad teevad teised." Welch keskendus talle meeldivatele tegevustele ning delegeeris kõik ülejäänu - see on ka üks põhjuseid, miks ta oli äärmiselt produktiivne.

Miks hinnatakse tormamist enam kui mõtlemist?

GTD Summiti lõpusessioonil käis tõsine arutelu, miks hinnatakse ja tunnustatakse kiiret (kuigi vahel arulagedat) tegutsemist enam kui probleemide ärahoidmist ning rahulikku, arengu seisukohalt õigete ja vajalike asjade tegemist.

Kuidas saakski premeerida ja tunnustada probleemide ärahoidmist, mis on sageli olulisem kui "tulekahjude" kiire kustutamine? Kuidas tunnustada tuletõrjujat, kes ei lasknud tulekahjul süttida?

Siit üleskutse juhile: vaata oma meeskonnas ringi ja tunnusta pidevalt neid, tänu kellele saavad asjad rahulikult ja nutikalt tehtud ning tulekahjusid on märksa vähem. Kui oled tunnustatavad leidnud ja nende tööd tähtsustanud, siis pole ime, kui mõne aja pärast jääb tulekahjusid veel vähemaks ning "bürootuletõrjujate" tunnustamine kaotab tähtsuse, sest pole vaja pidevalt kastaneid tulest välja tuua.

Peter Gallant: alusta uut äri nüüd!

Joogivee puhtust kontrolliva tehnoloogia looja Pathogen Detection Systemsi juht Peter Gallant soovitas inimestel tõsiselt kaaluda praeguse majanduskriisi oma huvides ära kasutamise peale.

"Mõtle, mida sa teeksid, kui sind vallandataks homme," rääkis ta GTD Summitil, "ja kuidas sa selle uue asja paneksid GTD abil käima. Ja siis hakka peale."

Gallanti sõnul on just praegu uue äri alustamiseks väga hea aeg, sest kui majanduskriis möödub mõne aasta pärast, on "turul meeletult palju dollareid, aga häid ideid vähe." See annab ka lootust, et kui praegu alustada nutika ettevõttega, siis mõne aasta pärast on lisakapitali hankimine tavapärasest lihtsam.

Odegard: ettevõtja väärtoime sündroom

Netiettevõtja Frode Odegard rääkis GTD Summitil ettevõtjaid painavast väärtoime sündroomist, mis ilmneb peamiselt tugevas maailma muutmise ja uute asjade loomise vajaduses. Seetõttu muudavad ettevõtjad kõike liiga kiiresti ning strateegiast pole üldjuhul juttugi - kui see on olemas, siis vaid ettevõtja alateadvuses. See toob kaasa uudistoodete ja -teenuste hoolimatu tulva ning tulemuseks on sageli soovitule vastupidine.

Odegardi hinnangul ettevõtjad alahindavad oluliselt ülevaatuseks ja kaalumiseks kuluvat aega ega oska ka oma ülesandeid selgelt defineerida. See võtab ülemäära palju energiat ning mida rohkem ettevõtja rabeleb, seda hullemaks asjad lähevad.

Seetõttu soovitab ta ettevõtjail võtta planeerimiseks ja ülevaatuseks tavainimesest rohkem aega. See, et ettevõtja iganädalane ülevaatus võtab oodatust kauem aega, on normaalne. Odegard soovitab vaadata ka korra-paar iga kuu üle eesmärgid, vastutusalad ja projektid.

"GTD on hädavajalik ettevõtja vaimse tervise säilitamiseks, vastasel juhul ummistavad ta "ühel päeval võib-olla" tegevuste nimekirja sajad ja tuhanded projektid," lausus ta. Seetõttu võiks ettevõtja iganädalasel ülevaatusel kaaluta hoolega, milliseid projekte tappa juba eos ning millised visata välja ka tulevikutegevuste nimestikust.

Odagaardil on ka mõned asjalikud soovitused GTD juurutamiseks meeskonnas:
  • tee iganädalased ülevaatused oma meeskonna liikmetele kohustuslikuks
  • kutsu kokku iganädalane meeskondlik nädalane ülevaatusnõupidamine
  • muuda oma assistent nii ruttu kui võimalik GTD eksperdiks.

Kuidas planeerida projekti loomulikult?

David Alleni firma treenerid tegid puust ette ja punaseks nn projekti loomuliku planeerimise mudeli, mis kõlab igati mõistlikult:
  1. Sõnasta projekti tähendus - miks sa tahad seda projekti ellu viia ("Teeme seda asja, sest...")
  2. Sõnasta mängureeglid - millised on reeglid, mida me mingil juhul projekti käigus ei riku, ning millised on piirangud projektile (nt "me ei valeta kliendile" või "me ei ületa 300 000kroonist eelarvet")
  3. Sõnasta visioon, mis kirjeldab olukorda, kui projekti saadab metsik edu - see on ilmselt eestlasele kõige keerulisem (kui asjad on väga hästi, siis on nad "üsna normaalsed" - seega, kirjelda projekti tulemust, kui see on "üsna normaalne")
  4. Ründa aju ning pane (võimalusel) kambaga kirja sihi saavutamiseks vajalikud märksõnad ja tegevused - alguses üldised ning seejärel ründa lahti valdkond valdkonna haaval tegevused.
  5. Organiseeri projekt: otsusta, milliseid tegevusi on vaja ja milliseid mitte.
  6. Planeeri: leia iga projektiharu puhul järgmine füüsiline tegevus ja pane see oma tegevusnimestikesse kirja.

13.3.09

Kuidas toime tulla meililasuga?

David Allen Company nõustajad Chris McIntyer ja James Stevenson pakkusid välja päris hea viisi, kuidas võtta oma e-kirjakast kontrolli alla. Minultki on sageli päritud, et mida tuleks teha sadade ja tuhandete kirjadega nüüd, mil tahaks uuesti alustada. Stevenson ja McIntyer pakkusid välja järgmise lahenduse:
  1. Märgi ära kõik Inboxis olevad e-kirjad ning tõsta need uude kataloogi, millel nimeks "Vanad e-kirjad" (vajadusel võid lisada kuupäeva).
  2. Sorteeri need vanad kirjad sõnumiahelate või pealkirjade kaupa.
  3. Vaata kirjad ükshaaval läbi alustades ülemisest. Juhul, kui kogu vestlusahel on tarbetu, kustuta see. Alternatiivina võid kirja talletada vastava projekti kausta. Iga kirja puhul püüa leida sellest tegevusi - kui leiad tegevuse, siis lisa see oma uute tegevuste nimekirja, et hiljem otsustada, mida ja millal sa sellega teed.
  4. Sellisel moel käi mõne sessiooni jooksul kõik kirjad läbi ja noki neist tegevused välja. Kui tegevus võtab alla kahe minuti, tee see kohe teoks.
Edaspidi hoolitse selle eest, et vähemalt kord päevas oleks su meilikast puhas. Varu selleks tund segamatut aega päevas ning käi kõik kirjad ükshaaval läbi, otsustades igaühe puhul, kas selles on tegevusi (ja kui on, siis pane need kirja või alla kaheminutiliste puhul tee kohe ära).

Üks nipp veel (mida mina näiteks ei teadnud). Kui avad saabunud kirja mõne meilikliendiga, siis saad selle pealkirja muuta sellel hiirega klõpsates. Kui e-kirjas sisaldub mõni tegevus, siis on arukas muuta kirja pealkirja ning panna kirja, mida konkreetselt pead tegema.

2 nippi pabermärkmiku kasutajale

David Allen Company nõustajad Meg Edwards ja Janet Riley pakkusid välja kaks väga tõhusat nippi neile, kes peavad tegevusnimestikke kalendermärkmikus:
  1. Kui oled lehel olevaist ülesandeist neli viiendikku ära teinud, siis kirjuta järelejäänud tööd uuele lehele ümber.
  2. Tehtud ülesanded kriipsuta maha punasega - sel juhul jäävad tegemata tööd paremini silma.

Igaõhtune ülevaataja

Marshall Goldsmith tuntud headuses tegi inimestele raamatus "What Got You Here Won't Get You There: How Successful People Become Even More Successful" toodud nn 12 küsimuse harjutust, mis aitab abstraktseid sõnakõlksuvaid väärtusi tõlkida tegevuste keelde ja sunnib neid ka ellu viima.

Harjutus ise on lihtne.

Esmalt koostad kuni tosinast küsimusest koosneva nimestiku. Igale küsimusele peab saama vastata jaatavalt või eitavalt või arvuga. Näiteks:
  • "Kas olid täna õnnelik?"
  • "Kui palju sa täna käisid?"
  • "Mitu kätekõverdust tegid?"
  • "Kas sõid rasvast toitu?"
  • "Kui palju alkoholi jõid?"
  • "Mitu tundi öösel magasid?"
  • "Kui kaua vaatasid telekat või surfasid internetis?"
  • "Kui kaua aega tegid sihipäraselt tööd?"
  • "Kas ütlesid midagi kena oma abikaasale?"
  • "Kas ütlesid midagi kena oma lastele?"
  • "Mitu korda proovisid tõestada, et sul on õigus, kui tegelikult polnud sellel sisulist mõtet?"
  • "Mitu minutit veetsid asjadega, millel pole olulist tähendust?"
  • "Mitu korda sa avastasid, et ei kuula oma vestluspartnerit tähelepanelikult?"
Ja nüüd leiad inimese, kes sulle helistab igal õhtul ja küsib need küsimused. Sinu osa on ausalt vastata ja abistaja ei tohi su vastuseid kommenteerida ega neile hinnangut anda.

Sellise kontrollmehanismi abil muutub väärtuste elluviimine oluliselt tõenäolisemaks, sest kuidas sa ikka teisele tunnistad, et jutt ja teod käivad eri rada.

GTD: hetkes viibimise võim ja mõnu

David Allen astus GTD Summiti avakõneks lavale nagu tõeline rokkstaar - minutit poolteist kestnud vaimustushuilete ja tormilise aplausi saatel.

Allen alustas oma raamatute täiesti sobimatust või, vastupidi, harukordselt sobivaist ilmumishetkedest. "Getting Things Done" ilmus vahetult pärast dot-com'i buumi kokkukukkumist ning vahetult enne 9/11 terrorirünnakuid. Alleni eelmine raamat "Making It All Work" ajastus majanduskriisi algusesse. Kui kuulete, et Allen hakkab avaldama järgmist raamatut, valmistuge halbadeks uudisteks maailma majanduses või poliitikas.

Konverentsi avav riskikapitalist ja tippblogija Guy Kawasaki intervjuu Alleniga avaldas muljet: see oli hariv ja meelelahutuslik. Just nagu tippkonverentsil asjad olema peavad. Selle olulisemad ivad:
  • GTD on süsteem, mis aitab sul selgusele jõuda, millise ülesandega sa siin planeedil elad, ja otsustada, mida teha selleks, et sel elul oleks mõte. "Asja mõte on olla vastutav loova energia eest," sõnas Allen. Küsimus on selles, mida selle energiaga teed ja mille heaks selle rakendad. Kui plaan on selge, siis edasi muutub asi hämmastavalt lihtsaks pisiasjadeni välja. Selle illustreerimiseks rabas Allen nii Kawasakit kui ka teisi värske mõttega: "E-kiri on mikrokosmiline vaade meie tööle siin planeedil."
  • Peale efektiivsuse suurenemise vabastab GTD distressisõltuvusest - ühel hetkel harjud, et kõik asjad on pidevalt selged ning suudad keskenduda hetkel pooleliolevale tegevusele ega talu enam ebaselgust. Kui tõstad oma ülesanded peast usaldusväärsesse süsteemi, siis oled varasemast vabam.
  • Oluline on see, millised on sinu kokkulepped nii teiste kui ka eelkõige iseendaga. Kui sa ei tea, palju kohustusi sul on, siis kaldud neid pidevalt juurde võtma ning tegelema asjadega poolpiduselt või üldse mitte. Kui oled oma kohustused kaardistanud, siis on sul lihtsam öelda "ei" asjadele, millega sa ei saa ajanappusel tegeleda. Oluline on ka see, kuidas loobuda vanadest kohustustest. Allen tõi näite suurfirma juhist, keda ta hiljuti nõustas: juhil puudus sisulise töö jaoks aeg, sest ta kulutas kogu oma aja uute töötajatega kohtumisele, sest see oli tal tavaks saanud siis, kui ettevõte oli alles väike.
  • GTD sisu on selles, et vaatad oma kohustusi ning selgitad iga asja puhul välja, milline on sinu järgmine tegevus. Sel moel saad olla iga asja juures täiesti kohal, viibida hetkes ning nautida seda, millega keskendunult tegeled.

Efektiivsusnäljaste kokkutulek San Franciscos

Olen San Franciscos David Alleni loodud ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done kasutajate esimesel konverentsil GTD Summit.

Konverentsil läheb üllatavalt hästi - kohal on ligi 300 inimest, enamus USAs, kuid hinnanguliselt ca kümnendik Euroopast (ameeriklased muidugi ei väsi imestamast, et inimesed ainult konverentsi pärast siia tulid). Seltskond on kirev: selles on nii algajaid GTD kasutajaid kui ka neid, kes oma elu efektiivsemaks tuuninud ligi kümne aasta jooksul. Programm on suurepärane - paneeldiskussioonid üldjuhul sisukad ning praktilised seminarid äärmiselt kasulikud ja nipiküllased. Huvitav, millal Eestis võiks toimuda sama kasulik konverents? Ja kas üldse?

Osalejate hulk üllatab neid enditki. Sel on kaks põhjust: suurem osa osalejatest ostis pileti juba hilissuvel ning majanduskriisis pole toibumiseks eriti teisi võimalusi peale efektiivsuse suurendamise.

Järgmistes postitustes annan kiire ülevaate sellest, mis siin toimub.

Marshall Goldsmithi soovitused majanduskriisis elavale juhile

Intervjueerisin eile maailma viie nimekaima juhtimistreeneri hulka kuuluvat Marshall Goldsmithi ja pärisin muu hulgas, mida peaks praeguses majanduslanguses tegema ettevõtte juht, kes tahab jääda edukaks. Ta vastas, et juht peaks tegema eelkõige nelja asja:
  1. Järjekindlalt rääkima oma meeskonnale, milline on hetkeseis.
  2. Järjekindlalt edastama oma meeskonnale visiooni: kuhu me koos läheme ja miks. Kui ettevõtte juht ka seda ei tea või meeskonnaga ei jaga, siis on tulemuseks suurem segadus kui kunagi varem.
  3. Küsima järjekindlalt tagasisidet selle kohta, kuidas meeskond juhti ja tema käitumist hindab. Muidu juht ei tea, mida ta valesti teeb.
  4. Küsima meeskonnalt soovitusi, kuidas juht saaks tulevikus paremini käituda. Ning neid soovitusi ka ellu viia.
Goldsmith rõhutas ka seda, et varasemast tähtsam on tihe meeskonnatöö ettevõttes. Praegune nutune koostöö Eestis on tema hinnangul tingitud eelkõige usalduse puudumisest - kui sa ei usalda oma kaaslasi, siis see muudab koostöö võimatuks. Aga kriisi üksinda üle elada on väga keeruline, seevastu usaldav meeskonnatöö aitab raskeid aegu oluliselt lihtsamini üle elada.

Pikemalt loe Goldsmithi intervjuud järgmise nädala teisel poolel Raimo Ülavere blogist Mindsweeper.

Peep Vain koolitab juhtidest treenereid

Intervjueerisin eile Marshall Goldsmithi ning tema sõnum oli selge: praegusel ajastul peab juht suhtlema oma meeskonnaga rohkem ja ausamalt kui kunagi varem.

1.-3. aprillini korraldab Peep Vain taas väikestele juhtidele rühmale koolituse "Juhist treeneriks". Koolitus on hea inimestele, kellel on vaja kas:
  • mingeid olulisi muutusi meeskonnale teavitada nii, et inimesed aru saaksid, aktsepteeriksid ning asjaga ka tegelikult kaasa tuleksid (ehk teiste sõnadega vaja olulisi ideid kindla peale ja kaasavalt ära müüa) või
  • ise oma inimestele koolitusi teha, et nende võitlusvaimu või kompetentsi hoida/tõsta või
  • sel kevadel mingitele olulistele sihtgruppidele esineda või presentatsiooni teha.
Kui vastus ükskõik millisele neist küsimustest on jaatav, siis kaalu tõsiselt osalemist koolitusel, kust just neid asju saab praktika ja põhjaliku arutelu kaudu õppida. Muide, koolitusel jagab Peep teistele oma parimaid koolitamise oskusi ja saladusi koos oma juhtimiskogemuse ja -teadmistega.

Kui osalemine pakub huvi või tead kedagi, kel oleks seda koolitust vaja, palun võta Peebuga ühendust (peep-at-vain.ee).

Goldsmithi intervjuu ülevaate postitan õige pea. Intervjuu ise ilmub järgmisel nädalal Raimo Ülavere Mindsweeperis.

Kuidas saada paremaks juhiks?

Lõpetasin paari päeva eest Marshall Goldsmithi raamatu What Got You Here Won't Get You There: How Successful People Become Even More Successful lugemise. Üle hulga aja suurepärane eneseabikas, millest võiks kasu tõusta mitte ainult igale ettevõtjale ja äriinimesele, vaid ka kõigile teistele.

Goldsmith kirjeldab esmalt 20 tõbe - alates halvast kuulamisest lõpetades mõttetu argumenteerimisega. Seejärel annab ta konkreetseid soovitusi, kuidas neid haigusi ravida.

Mõned nendest:
  1. Kuula alati teist inimest aktiivselt ja keskendunult.
  2. Täna inimesi.
  3. Ära anna hinnanguid.
  4. Palu inimestelt vabandust, kui selleks on põhjust.
  5. Küsi inimestelt tagasisidet, sest see on üks väheseid viise, et teada saada, kuidas asjad on tegelikult.
  6. Kasuta feedforward'it ehk küsi inimestelt, millised on kaks asja, mida saaksid tulevikus mingis konkreetses vallas paremini teha - nt "palun nimeta kaks asja, mida peaksin muutma, et olla tulevikus parem kuulaja".
  7. Hangi endale inimene, kes helistab sulle igal õhtul ja küsib sinult igal õhtul samad 12 küsimust, millele saab vastata jaatavalt, eitavalt või arvuga. Näiteks: "Kas olid täna õnnelik?" Või "Mitu korda sa täna ennast õigustasid?"
  8. Alusta enda muutmisega nüüd ja kohe, mitte tulevikus ühel ilusal päeval.
Kostab välja nagu lihtne talupojatarkus, kuid õiged asjad ongi lihtsad. Kui soovid saada paremaks inimeseks, loe Goldsmithi raamat läbi ja vii loetu ka ellu. Mina kavatsen seda teha.

5.3.09

Intervjueerin juhtide tipptreenerit Marshall Goldsmithi

Leppisime Raimo Ülaverega kokku, et intervjueerin tema suurepärase juhtimisblogi Mindsweeper jaoks järgmisel nädalal ühte maailma parimat juhtide treenerit Marshall Goldsmithi.

Raimo kirjutab oma ajaveebis Goldsmithi kohta järgmist:

"Marshall Goldsmith on kirjutanud muuhulgas mitu väga head raamatut. Ühte neist, What Got You Here Won't Get You There: How Successful People Become Even More Successful
, olen ka siin blogis mitmel korral refereerinud. Ent lisaks on ta kirjutanud veel terve hulga häid tükke, eelkõige coachimisest ja juhtidele. Ta on muuhulgas ka Harvard Business Review blogi üks püsiautoreid. Sõnaga, tippjuhtide treenimise valdkonnas väga suure kaliibriga tegija."

Kui Sul on küsimusi Marshall Goldsmithile, siis palun postita need Raimo blogi üleskutse kommentaaridesse või kommenteeri käesolevat postitust.

Intervjuu avaldan Mindsweeperis ülejärgmisel nädalal.

3.3.09

David Allen: keskendu strateegiliselt oluliste tegevuste elluviimisele

Foto: David Allen Company
Intervjuu Getting Things Done’i looja David Alleniga.


Olen ise Getting Things Done (GTD) kasutajana kannatanud ja näinud teisigi kannatamas nn pika tegevusnimestiku stressi all – meil on lihtsalt liiga palju järgmisi tegevusi ees. Mida soovitate sellises olukorras teha?

Tõsta neist kolmveerand nimekirja „Ühel ilusal päeval võib-olla“. Teiste sõnadega, saa aru, mida sa tõesti tahad teha ja milleks sul tõesti on jõudlust, ning eemalda asjad, mille puhul see nii pole, oma igapäevategevuste nimestikust.

Inimesed pahandavad vahel mu peale oma tegevusnimestike pärast, aga, kahju küll, need pole ju mitte minu, vaid nende tegevuste nimekirjad. Aga iga nimekiri on parem kui asjade meeles pidamine, sest siis saad paremini keskenduda olulistele asjadele.

Raskeim küsimus on selles, millal öelda „ei“.

Ka endale?

Täpselt.

Kuna te räägite minuga praegu, siis te ei tee muud. Teisisõnu: vaatad nimekirja, et ütled, et need teised asjad peavad ootama.

GTD koosnebki väga palju igal hetkel sinu endaga peetavatest läbirääkimistest – aga läbi rääkida on väga keeruline, kui sa ei tea teemasid. Nii peaksidki igal hetkel endale ütlema: „Ei, ma ei tee seda asja siin nimekirjas, vaid selle asemel midagi muud ja olulisemat, ning see on minuteadlik valik.“ Kui harjud sellega, siis pole enam vahet, kui mitut asja sa ei tee. Teed ju nii ehk naa ainult ühte asja korraga.

Kirjutate oma raamatutes, et keskmisel inimesel on 25-80 samal ajal toimuvat projekti. Kumb variant on parem selles projektide meres: kas tegeleda ühe projektiga algusest lõpuni ja siis võtta ette järgmine või tegeleda projektidega väikeste juppide kaupa kordamööda?

Hea küsimus! Intervjueerisin just GTD Connecti võrgustiku jaoks Bill Lynchi ProChainist, kes on tipptasemel projektijuht. Pärast tema intervjueerimist ütleksin, et proovi üks projekt enne lõpetada kui alustad järgmisega. Siin on muidugi tohutult erandeid.

Tema hinnangul peaks siduma iga projekti lõpetamisega rahalise või strateegilise väärtuse. Ning iga projekti tuleks vaadata selle nurga alt, et millist strateegilist väärtust konkreetse projekti elluviimine loob. Organisatsioon peaks sellest aru saama ning lubama inimestel keskenduda tähtsatele projektidele seni, kuni need on lõpule viidud. Kui kõik püüavad tegeleda 60 või 75 projektiga korraga, siis võime kaotada fookuse ning võime mõista seda, millise projekti lõpetamine pakuks suurimat strateegilist väärtust.

Tegelik küsimus on selles, milline tegevus viib asju edasi nii, et tekkiks võimalikult suur strateegiline väärtus. Ja sellele tegevusele tuleks keskenduda.

Aga samas tuleb ka puhata. 20 000 jala kõrguselt elule vaadates mõistad, et ühel hetkel on tervis strateegiliselt olulise projekti lõpetamisest tähtsam.

Seega – parem on lõpetada strateegiliselt tähtsad tegevused tähelepanu hajutamata. See on kooskõlas terve mõistusega, aga kahjuks tegelikkuses pole see sageli nii.

GTD on eelkõige isikliku ajakasutamise parandamiseks. Mida te soovitate meeskondadele, kes soovivad GTDd laialdaselt kasutada?

Meeskond koosneb inimestest. Kui inimesed kasutavad GTDd, siis nad suudavad tegutseda paremini kui varem. Kui meeskond ei tea, mida tahab saavutada, või ei tea, millised on järgmised tegevused, siis pakub GTD kindlasti meetodeid, kuidas paremini keskenduda ja tegutseda. Ja neist on kindlasti abi – seda ütleb ju terve mõistus –, kuigi loomulikult on selle lihtsa idee juures palju arenguruumi.

Aga spetsiaalselt meeskondadele mõeldud tarkvara või teenust pole meil kavas hakata pakkuma, sest meeskondade puhul on küsimus eelkõige selles, kes vastutab projektide edu eest.
GTD pole midagi muud kui asjadega toimetuleku parima meetodi kirjeldus.

Lugesin just uuringut, mis väitis, et kui paneme tegevused kirja kellaajaliselt ka oma kalendrisse, mitte ainult tegevusnimestikesse, siis teeme need asjad 80% tõenäolisemalt ka teoks. Kuidas teie leiate aega oma erinevate tegevuste jaoks, mis on valdavalt tegevusnimestikes?

Kasutan nimekirju siis, kui mul kalendris parajasti tegevused puuduvad. See on ju nimestike eesmärk. Mul on kahtlus: inimesed panevad asju kalendrisse kirja, et selle põhjal otsustada, mida teha järgmisena. Ja seda eesmärki täidab ka tegevusnimestik väga hästi.

Hiljuti avaldati ka uuring, mille kohaselt inimesed kalduvad edasi lükkama pigem asju, mille puhul nad pole kindlad, mida nendega täpselt pihta hakata. Kui teed endale täpselt selgeks, mida pead mingi asjaga tegema, on tulemuseks tohutu areng isiklikus efektiivsuses.

Mõistan, kui broneerid oma kalendris mingile tegevusele kaks tundi. See on ilmselt väga hea, sest see suurendab keskendumist. Aga kui laotad kõik oma tegevused kalendrisse, siis lähed juba päeva esimeses pooles hulluks, sest seda kõike on lihtsalt liiga palju. Ja siis tunned end isegi halvemini, sest oled teinud endaga leppeid, mida oled juba murdnud.

Kui paned midagi kalendrisse kirja ja mõtled, et sa pead seda täna tegema, aga pole endale selgeks teinud, miks sa seda asja pead tegema, siis tegelikkus ütleb teist asja: ei, sa ei pea! Tulemus on soovitule vastupidine: su organiseerimatus hoopis suureneb!

Kuidas te ise planeerite suuri tähtajalisi projekte nii, et saate olla täiesti kindel – lõpetate suure projekti õigeks ajaks?

Ma ei tea. Sa pead ise otsustama, millise detailsusega tegevusi kirjeldada, et need oleksid haaratavad nende olemuse mõistmiseks. Ja kui tihti pead neid asju üle vaatama, et tunneksid kontrolli protsessi üle. Seepärast ma ei saagi küsimusele vastata.

See sõltub väga palju sinust endast, projekti olemusest ja kõikidest teistest sinu universumis tiirlevaist asjadest, mille vahel pead valima, et millega ja miks tegeleda ning millega mitte.
Kui teed nädalasi ülevaatuseid korralikult selle projekti algusest peale ning see projekt on su projektide nimekirjas, siis sa ei küsiks minult seda küsimust! Asi on selles, et inimesed ei usalda oma süsteemset lähenemist.

Seda küll, aga ikkagi jääb küsimus, kuidas sa lood oma päevadesse selle konkreetse projektiga tegelemiseks aega – võtad näiteks iga päev kaks tundi sellega töötamiseks.

Võib-olla pead seda tõesti tegema, aga endiselt jääb küsimus: miks sa ei pane sellist nõupidamist iseendaga paika iganädalase ülevaatuse käigus. Kui pead projekti lõpetama näiteks 4. aprilliks, siis ju avastad: issakene, ma ei tule sellega muidu toime kui ma iga päev ei leia kahte tundi selle projektiga tegelemiseks. Sul ju on kalender, sa suudad aega võtta projektiga tegelemiseks – mis siin siis puudu on?! Puudu on sel juhul sisuline iganädalane ülevaatus!

Trikk on selles, et pead vaatama oma tegevusi erinevalt kõrguselt: maandumisrajalt, 20 000 jala kõrguselt ning kõrgemaltki. Pead erineva üldistustasemega süvenema oma asjadesse korrapäraselt ning tegema endale selgeks nende asjade sisu ja oma kohustused nende asjade elluviimiseks. Kui seda teha korralikult, siis on kõik hästi. Kui otsid mingit muud võluvalemit, ei hakka see iialgi tööle.

Kui koostate järgmiste tegevuste nimestikke, siis kui suur ajaliselt peaks olema ideaalne tegevus?

Mõtestan järgmist tegevust kui asja, mille suudad lõpetada kas ühe korraga või mida saad teha mingis kindlas keskkonnas seda vahetamata.

Järgmine tegevus – näiteks „kirjuta raamatu järgmine peatükk“ – võib võtta 14 tundi, aga nii kaua pole probleemi kuni sul on kogu tööks vajalik materjal ja tegevuseks on „istu arvuti taha, lülita see sisse ja alusta kirjutamist“.

Aga võib-olla oleks parem panna tegevusena kirja „visanda raamatu järgmine peatükk“, selmet „alusta peatüki kirjutamist“, sest see lihtsustab kirjutamisega alustamist. Isegi kui peatüki visandamine võtab mitu tundi, on psühholoogiline barjäär märksa madalam, sest visand ei pea olema täiuslik. Küsimus on selles, kui elegantselt suudad endale ette sööta fookuse, et suudad alustada edukalt tegevust ja selle ühel hetkel ka lõpuni viia.

Imelik asi ongi selles, et GTDl puudub maagiline valem. Inimesed küsivad endiselt, et mis on see uhiuus asi, mis GTDs peidus on, ning ma kirjutasingi raamatu „Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life“, et inimesed saaksid aru asjadest, mis neil mu eelmise raamatu „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ lugemisel kahe silma vahele jäid. Kui inimesed oleksid tõesti mu eelmist raamatut mõistnud, poleks ma uut raamatut kirjutanud.

Kas inimesed saavad teie sõnumist pärast äsjast raamatut aru või peate veel ühe kirjutama?

(Muigab) Ma tõesti ei tea... Näeme seda. Praeguseks olen lõpetanud raamatute kirjutamise.

Miks?

Mul pole praegu sellega seotud ambitsioone. Aga see võib muutuda pärastlõunal!

Praegu on maailmas tuhandeid GTD kasutajaid, kuid tegemist pole endiselt üldlevinud enda ajas juhtimise praktikaga. Kas teil on aimu, kui suureks paisub GTD-liikumine kümne aastaga?

Ma ei tea, mis juhtub kümne aasta jooksul. Kuid olen kindel, et inimesed mõistavad GTD kasulikkust ühel hetkel laiemalt kui praegu.