Efektiivseim pooltund

Mille põhjal otsustada, kuidas veeta järgmine tund või pooltund parimal võimalikul viisil? Tegevuste prioriteedi põhjal? Ei, sest enne prioriteeti peab vaatama, et keskkond oleks õige, aega jaguks ning energiat piisaks.

Olen kasutanud juba paar aastat kindlat rutiini iga tööpäeva alguses ja lõpus ega kujutaks elu selleta hästi ette.

Hommikul tööle asudes vaatan esimese asjana kalendrisse ning saan ülevaate päevast: millised kellaajaliselt kokku lepitud kohtumised ootavad ees ning milliste teiste, kellaajast sõltumatute tegemistega pean päeva jooksul toime tulema.

Samuti viskan pilgu peale saabunud kirjadele ning tühjendan kirjakasti, sorteerides kirjad varem kirjeldatud viisil.

Nüüd tuleks tegutsema asuda... Mäletate, mul on mitu tegevusnimestikku: nende seas @Arvuti, @Internet, @Askeldused, @Kodu, @Kontor, @Telefon, @Ootel, @Projektid, Koosolek X-ga, Koosolek Y-ga. Mille põhjal valin, mida teha järgmisena ning kuidas leida tegevus, mis aitab mul veeta järgmised 5, 30 või 60 minutit parimal võimalikul moel?

Keskkond
Kuulen juba kuidas nii mõnigi ütleb: „Milles küsimus, loomulikult alustad kõige olulisemast asjast, sellest, millel kõrgeim prioriteet!” Ega ikka alusta küll – enamik ajajuhtijaid ületähtsustab prioriteedi rolli. Selgitan kohe lähemalt, miks arvestan enne prioriteeti teisi asjaolusid.

Esimesena vaatan, millises keskkonnas asun: kontoris või kodus ning milliseid töövahendeid saan kasutada – näiteks kas mul on arvuti kasutamise võimalus ning kas see on ühendatud internetti. Kui pean tegelema mingi väga olulise asjaga, milleks on vaja kasutada internetti, kuid olen netiühenduseta keskkonnas, siis ma ei saa seda ju teha. Seega võtan ette tegevusnimestiku(d), mis vastavad keskkonnale, milles viibin. Näiteks kontoris viibides vaatan nimestikke @Kontor, @Internet, @Arvuti ja @Telefon. Teisi pole mõtet vaadata, sest neis olevate asjadega pole mul hetkel võimalik tegeleda.

Aeg
Kas nüüd leian neist nimestikest olulisima tegevuse? Ei. Järgmisena teen selgeks, kui pikalt saan katkestusteta tööd teha. Mul pole mõtet võtta ette tööd, mille lõpetamiseks kulub tund, kui mul on järgmise nõupidamiseni aega vaid 15 minutit. Vastasel juhul jõuan ülesandele küll keskenduda ning sellega tegeleda vaid kümmekond minutit ning asi jääb lõpetamata. Kulutan asjatult kolmandiku vabast veerandtunnist. Selle asemel valin tegevusnimestikest need asjad, mille saan lõpetada koosolekuni jäänud ajaga.

Erandi moodustavad suuremad ja keerulisemad ülesanded, mis oma olemuselt on tegelikult projektid – need jagan planeerimise käigus mõistlikeks tükkideks, et saaksin nendega vabadel hetkedel tegeleda ja neisse kuuluvad alamtegevused lõpule viia.

Energia
No nüüd vaatan ikka, et mis on olulisem ja mis mitte? Ausalt öeldes ei. Järgmisena vaatlen sõelale jäänud ülesandeid ning küsin endalt: kas mul on selle ülesande lõpuleviimiseks hetkel piisavalt energiat. Eriti päeva lõpu poole – kui olen väsinud – võib juhtuda, et tegemist ootab mitmeid olulisi asju, mille jaoks olen õiges keskkonnas ja isegi aega nagu oleks, kuid energiat napib. Lihtsalt ei jaksa nende asjadega tegeleda. Sel juhul valin ülesande, mille tegemiseks on vaja vähem energiat.

Paar mu tuttavat peavad ka tegevusnimestikku, millel pealkirjaks @Väsinud. Sellesse lisavad nad need ülesanded, mille täitmiseks pole vaja vähimatki vaimset pingutust. Kui neil lõppeb jaks, siis võtavad nad selle nimestiku ette ja teevad asju, mille energianõudlus on minimaalne. Kummalisel moel aitab selliste asjadega tegelemine taastada energiat: kuigi oled väsinud ja suudad mingite asjadega toime tulla, siis see taastab töövõimet.

Päevaseid tegevusi planeerides pean silmas seda, millal suudan anda endast maksimumi. Mõne inimese jaoks on see hommikune, teise jaoks õhtune aeg. Olulisemad asjad planeerin alati suurima töövõimega ajavahemikku.

Aga kui energiat jagub, siis vaatan... Jah, nüüd vaatan ülesannete prioriteeti ja valin sõelale jäänud asjadest olulisima. Ning asun selle kallal usinalt tööle.

Kogu kirjeldatud otsustusprotsess nõuab vaid hetke, sest tegemist on inimesele omase, loomuliku käitumisega. Proovige seda kasutada ning leiate, et aega kulub otsustamiseks kõige rohkem 5-15 sekundit.

Äkk-kohustused
Paraku segavad meie tegemisi mitmesugused sekkujad. Oled näiteks energiast tulvil ning ametis segamatut tundi tööd nõudva tegemisega kui äkki heliseb telefon. Helistab su vahetu juht, kes ütleb, et tal on vaja õhtuks kvartali aruannet. Mida nüüd teha?

Selliste äkitselt silmapiirile kerkinud kohustuste puhul kaalun selle olulisust ja võrdlen seda hetkel käsiloleva tööga. Kui pooleliolev töö on olulisem, siis lisan uue kohustuse sisendsahtlisse, jätkan hetkeks katkestatud tööga ning otsustan järgmisel sisendsahtli tühjendamisel, mida selle uue asjaga teha. Kui vahelesekkuja on käsilolevast tööst tähtsam, siis energia ja õige keskkonna olemasolul jätan vana tegevuse pooleli ning pühendun uuele ülesandele. Vajadusel teen kiiresti mõned märkmed, mis aitavad mul pärast poolelijäänud ülesannet kiiresti jätkata.

Iga päeva lõpus vaatan möödunud tööpäeva üle ning tunnustan end tehtud asjade eest. Tavaliselt saan iga päev paari olulise asjaga hakkama. Selle põhjus pole saladus: ma planeerin oma päevi nii, et igasse päeva jääks mõni oluline asi, mille lõpetamise pärast end tunnustada. Seejärel vaatan järgmise päeva kava ning valmistan end ette selleks, et järgmisel hommikul üllatusi ei tuleks. Ning siis saan, pea töömõtetest tühi, koduste asjadega tegeleda.