Abi vaja: lihtne projektijuhtimisvahend

Tunnistan ausalt: vajan abi. Otsin projektijuhtimisvahendit, mis oleks

• lihtne,
• joonistaks Gantti kaarti
• ja veel parem kui PERTi oma ka,
• võib toimida koos Exceliga
• või MindManageriga,
• võimaldaks märkida ka juba läbitud etappe,
  
• oleks odav või tasuta.
• Eriti kena oleks, kui saaks Gantti ja PERTi ka printida.
• Ja eriti äge, kui oleks võimalik veel Outlookiga sünkroniseerida (MS Project on hullupööra keeruline ja kallis mu jaoks).
  

Praeguseks olen läbi vaadanud paar Exceli töölehte, näiteks see ja see. Esimene neist on tiba keeruline, aga toimib hästi, teine veidi liiga lihtne mu jaoks. Mõlema puhul on probleemiks läbitud töö märkimise keerukus.

Veidi olen mänginud ka JCVGanttiga: sümpaatne, aga printimine on nigel ja PERTi ei saa joonistada.

Kas keegi on kokku puutunud näiteks Plan Bee Critical Path Project Managementiga? Millised kogemused olid? Või on keegi uurinud avatud lähtekoodiga OpenProjd? Selle esmamulje tundub küll hää...

Täiendatud: Võtsin kasutusele GanttProjecti. Hetkel tundub suurepärane - just see, mida vaja.

Inimesed jäid mu koolitusega rahule :)

Viisin läbi kaks head koolitust - ühe Politseikolledži inimestele ja teise BIGi juhtidele. Ma ei suuda jätta rõõmu Teiega jagamata, sest tagasiside oli väga vahva ja innustav. Mõned näited (mille jagamiseks tsitaatide autorid andsid loa) on sellised:

"Ei mingit teooria-jama! Sain koolituselt midagi, mida saan juba homme tööle rakendada."
Taavi Tani, serverite ja võrgu üksuse juht, Balti Investeeringute Grupi Pank AS

„Väga õpetlik koolitus!“
Veiko Lillemägi, Tallinna regiooni juht, Balti Investeeringute Grupi Pank AS

„Koolitus tuletas mulle meelde ja õpetas palju uut, kuidas tööga efektiivsemalt toime tulla. Oli huvitav ning vaba õhkkond, võimalik küsimusi esitada, kõik väga hea.“
Helen Heinmaa, finantsjuhi assistent, Balti Investeeringute Grupi Pank AS

„Mulle meeldis, kuidas koolituse ajal mu peas paigutusid ülesanded kalendris korrastatud süsteemi. Tean, et homme juhtub see ka reaalselt. /---/ Väikese grupi koolitus on mõnus – loob personaalse suhte. /---/ Koolitaja oli SUPER!“
Tiina Maripuu, Politseikolledži täienduskoolitusjuht, Sisekaitseakadeemia

„Koolitus pani mõtlema ja asjadele veidi teise pilguga vaatama. Hea koolitus on see, kui aeg läheb märkamatult ja ei tahaks lahkuda. Täna lähen täpselt selle tundega.“
Siire Tõrva, Politseikolledži haldustalituse juhataja, Sisekaitseakadeemia

„Meeldis, et koolitaja jättis oma andmed ja võimaluse pöörduda küsimustega. Arvan, et ei tee seda, aga meeldiv on teada seda võimalust.“
Imbi Kivi, Politseikolledži karistus- ja menetlusõiguse õppetooli juhataja, Sisekaitseakadeemia

„Väga innustunud, energiline koolitaja. Korrektne koolitusmaterjal. Olen käinud väga paljudel koolitustel, kuid spetsiaalselt meile koostatud koolitusmaterjali pole jagatud!“
Eda Sieberk, Politseikolledži assistent, Sisekaitseakadeemia

„Teie koolitus oli super! Koolitamise meetod sobis mulle väga!“
Nelly Ruuge, Politseikolledži kutseõppespetsialist, Sisekaitseakadeemia

Kui tahad ka osaleda koolitusel, siis kaalu sisekoolituse tellimist või tule avalikule koolitusele :)

"Pankrot" ja majanduskriis

Praeguses kaootilises majandusseisus on olulisem kui kunagi varem säilitada kaine arvestus ja range distsipliin, et vähendada majanduskriisi põhjustet kahju ning olla valmis järjekordseteks ootamatuteks halbadeks uudisteks. Samal ajal peame säilitama terve mõistuse, et vältida arvestuse ja distsipliiniga liialdamist.

Laenasin osa kommentaari pealkirjast legendaarsest Propelleri laulust, mille Urmas Alenderi kirjutet tekst algab fraasiga: „Aeg on raha, aga raha mul ei ole, aega on, kuid alati jääb väheks." Kuigi tekst räägib hoopis muust kui praegusest majandusolukorrast, tuletab see paadunud alkohoolikust pajatav laulurida praegust majanduspohmelli meelde üsna valusalt.

Üha enam tunneme praeguse rapsimise ja rabelemise käigus, et energiast jääb vajaka. Füüsikatunnis õppisime, et peale energia hulga iseloomustab energiat ka selle kvaliteet. Seda kvaliteeti iseloomustavat suurust kutsutakse entroopiaks. Mida väiksem on energia kvaliteet, seda suurem on entroopia. Teine termodünaamika seadus ütlebki, et energia liigub pidevalt üha vähem kontsentreeritud oleku poole ja entroopia kasvab, mida iganes me ka ei teeks.

See seadus kehtib ka majanduses - kuigi meile vahel tundub, et oleme järjekordselt majandustõusu harjal ning elu on parem kui kunagi varem, suureneb tegelikult korrastamatus. Seega iga järgmine majanduslangus toob kaasa üha ootamatumaid tagajärgi, mille kõrvaldamiseks tuleb kasutada üha suuremat energiat, kuid pikas perspektiivis see meid entroopia kasvust ei päästa.

Kuidas säilitada tervet mõistust selles ettemääratud sündmuste ahelas?

Esimese asjana tuleks alustada iseendast, vaadata sissepoole ning suurendada korda enda sees, hoidudes samas liialdustest. Võta rahulikult aega ja pane paika oma järgmise aasta realistlikud eesmärgid. Seejärel joonista eesmärkide täitmiseks vajalikud tegevused oma kalendrisse, jättes umbes kolmandiku kuni poole jagu ruumi ootamatustele - keskkond meie ümber on endiselt ebastabiilne ning üllatab meid kindlasti.

Järgmisel aastal tegelemegi peamiselt kahe asjaga: hoiame tehtud plaanidest kinni ja liigume iga päev jonnaka kindlusega meie eesmärkide täitmise poole ning samas tuleme toime oluliste ootamatustega.

Selle teekonna õnnestumiseks on kolm võimalust. Esimene neist on kõige realistlikum: peame olema efektiivsemad. Seega võiks esimese asjana vaadata üle oma igapäevased tegevused ja harjumused ning küsida: mida saan teha senisest tõhusamalt ja ajasäästlikumalt. Teine on keerulisem: vaatame üle endale võetud kohustused ning loobume neist asjadest, millele me ei suuda pühenduda täielikult. See on keeruline ülesanne, kuid aitab teravustada meie fookust.

Kolmas on kõige tüütum: võib-olla tõesti meil ei jää üle muud kui teha kauem aega tööd. Kuid erinevalt eelmisest kahest pole see meetod pikema aja jooksul jätkusuutlik, sest võtab meilt liiga palju energiat.

Efektiivse süsteemi loomise motiivid on praegu selgemad kui kunagi varem. Kõige paremini on sõnastanud selle süsteemi eesmärgi Tom Robbins: "Tõelise stabiilsuse tulemuseks on olukord, kus eeldatav kord ja eeldatav korralagedus on tasakaalus. Tõeliselt stabiilne süsteem ootab ootamatut, on valmis katkestusteks ja ootab muutumist."

Kui meil on olemas selline süsteem, siis tuleme praegusest kriisist välja ning valmistume võimalikult edukalt järgmiseks tõusuks. Kui ei, siis võib meil minna Propelleri laulu lõpus kirjeldatud moel: „Kraabi enda poole küüntega ja palu, et su jumal sind ei jätaks maha. Ära unusta ka oma hingevalu, kuni lõpuks jõuad kõrge plangu taha. Nagu minagi, ent põhjus on sul teine, kaine arvestus ja range distsipliin. Keisri pidusöök ja sandi õhtueine ühes lauas üles lähvad siin." Kui mitte käesolevas majanduslanguses, aga järgmises üsna kindlasti.

Kommentaar ilmus Ärilehes 3. detsembril ning on taasavaldatud Eesti Päevalehe loal.

Vajame vikiabilist

Valmistume Vain&Partnerites ette viki kasutuselevõtuks praeguse kohmaka võrguketta asemel. Nüüd vajame hüva nõu: kui oskad soovitada, kes oskab meil valida ja tehnoloogilise poole pealt juurutada vikimootorit, olen väga-väga tänulik :)

4. veebruar läbi müüdud, täiendav koolitus 18. veebruaril

4. veebruari Aruka ajajuhtimise koolitus on nüüd läbi müüdud.

Kui tahad õppida end ajas paremini juhtima, muutuda efektiivsemaks ja vähendada oluliselt ajasurvest tingitud stressi, siis just nüüd on õige hetk end kirja panna 18. veebruari koolitusele. Kahtlustan, et müüme selle ka üsna kärmelt läbi - seega, kes ees, see... Naine või mees :)

Tee olulist asja kasvõi natuke, aga iga päev

Lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest ja läbiviimisest markforsterlikul moel. Tasahilju harjutan selle asja kasutamist ning tuleb välja küll. Suurte projektidega toimetulek käib nii:

1. Selgita välja, mis on Sinu kõige olulisem eesmärk ning sellega seotud tegevused.
   
2. Planeeri projekt loomulikul moel - pane kirja kõik vajalikud tegevused nende loogilises järjekorras.
3. Nüüd võta vastu otsus: tegeled selle eesmärgi täitmisega iga päev. Kasvõi natuke. Esimese asjana. Sel moel annad kontrolli reageerivalt mõtlemiselt (mida iseloomustavad hirm ja ahvatlus) üle ratsionaalsele ning vähendad oma hirmu ülesande suuruse ees. Kui Su eesmärgiks on näiteks lõpetada mingi kindel projekt, siis tegeled sellega iga päev kasvõi paar-kolm minutit, aga asjad siiski liiguvad edasi. Pealegi, kui juba suudad selle tähtsa asjaga tegelemisega alustada, siis tuleb tihti välja, et teed sellega tööd tunni-paar ilma, et ise märkakski :)
   

Forsteri süsteemi suurim puudujääk on kuupäevalise ajagraafiku puudumine. Kui vaja mingi asi kindlaks päevaks lõpetada, lepi endaga koosolekuid, mil pühendud ainult sellele tööle, millega tuleb ühele poole saada. Ning ära lase teistel end segada neil aegadel. Aga nagu Forsteri süsteemigi puhul, lepi need koosolekud sellesse aega, kui oled kõige produktiivsem.

Järgmine kord kirjutan sellest, kuidas mul õnnestus "Saavutama õppimisel" tehtud plaanid oma järgmise aasta kalendrisse kirjutada ning kuidas loodan nendest plaanidest kinni pidada.

Tuhat ja tuline - jaanuari koolitus läbi müüdud

Tänase seisuga on piletid otsas ka "Aruka ajajuhtimise" jaanuari avalikule koolitusele, aga kui inimesi, kes kibelevad jaanuaris-veebruaris avalikule koolitusele koguneb vähemalt kümmekond, siis korraldame veebruari alguses erakorralise korduskoolituse.

Järgmine plaanipärane "Aruka ajajuhtimise" avalik koolitus, millele saad oma nime kirja panna, toimub 17. märtsil. Pane oma nimi kirja :)

Uuendus: Teeme täiendava koolituse 4. veebruaril. Kohti saab broneerida kirjutades koolitused-at-vain.ee.

26. novembri koolitus läbi müüdud :)

Rõõm teatada, et 26. novembri "Aruka ajajuhtimise" koolituse rühm on täis ning sinna me enam inimesi juurde ei võta.

Kui tahad tulla avalikule koolitusele, siis järgmisel korral teen seda Tallinnas 23. jaanuaril - kui soovid, registreeru koolitusele, kui soovid, uuri enne põhjalikult, mida Arukas ajajuhtimine endast kujutab, ja mida koolitusel osalenud arvavad.

Järgmine ingliskeelne koolitus Riias toimub 4. detsembril - kui Sul on tuttavaid, kes on huvitatud, siis rohkem infot koolituse "Saprātīga laika plānošana" kohta leiad siit. Ja kui Su sõber juhtumisi läti keelt ei oska, siis tasub lugeda ingliskeelset Smart Time'i tutvustust - koolitus ise on samuti inglise keeles.

Majanduskaamos - loomulikult, sest on sügis

Avaldasin hiljuti Eesti Ekspressis järgmise kolumni:

“Raisk, kuidas ahistab!” karjud novembri alguse märga ja pimedasse õhtusse. Mõnus on nii karjuda, veel parem sel moel tunda. Samal ajal on paha, nii paha, ja hea, nii hea. Kaamos tekitab soomeugrilases samasuguse tunde nagu bluus Ameerika neegris või fado portugallases. Korraga on kurb ja rõõmus, halb ja hea, õnnetus ja õnn.

Tänavu on kaamos eriti hästi välja kukkunud, sest sellega käib kaasas majanduse tasahilju tuure koguv allakäik. Majanduses laiemas mõistes looduse pisikese osana on oma kevad, suvi, sügis, talv ja taas kevad.

Meie kliimavöötmes peaks inimene sügisel võtma asju rahulikumalt, sest suur suvine pingutus on jäänud selja taha. Sead end valmis talviseks vaikeluks ning mugid tasahilju sügisel salvedesse kogutud saaki. Puhkad ja valmistud talveunest ärkamiseks kevadel. Nagu ülejäänud looduski. Oleme küll lasknud end raha tagaajamisest rikkuda ning armastame talvel (kui see nõuab kõige enam energiat) rabeleda ning suvel (kui energiat laialt saadaval) puhata, aga see selleks.

Ka majanduses on saabunud sügis. Majandustõusu viljad võiksid olla salves ning järgmised paar-kolm aastat elame rahulikult külma ja kõleda talve üle, et seejärel alustada uut kasvu.

Isegi Armin Karu pole enam enda sõnul miljardär, kuigi lehepildil naeratab rõõmsalt. Vist saab aru, et sügis käes ja suvi möödas. Ju temalgi on talvevarud olemas. Nagu meilgi. Nüüd tuleb vaikselt ja rahulikult puhata ja kevadet oodata.

Läbi aegade on inimesed kasutanud pimedat aega, sügisest kevadeni õppimiseks. Sama tuleks ka majandussügisest majanduskevadeni teha. Siis tuleb me järgmise sügise saak kopsakam.

Aga selle peale mõtlemisest lihtsam on eht­eestlaslikult möödunud suve taga halada.

Nii külvavadki rahutust inimesed, kes miskipärast ei taha majanduse kui looduse osa loomuliku kuluga leppida. Tahaks ju suve tagasi – kus oli alles pidu, 42tolliseid telekaid ostsime iga kord, kui raha saime, ning uusi kortereid pappmajadesse ja põllule ning tuuritasime Kanaari saarte ja Egiptimaa vahet, majandust kasvatasime ohjeldamatult taevani... Miks pidu nii ruttu lõppes?

Oleks ju veel tahtnud!

Säärane mineviku möödumise üle halamine on soomeugri eluviisile ainuomane ning põhjustab nii magusalt masohhistlikku valu, et selle vastu ei saa mitte miski siin ilmas. “Raisk, kus ahistab, persse, kui halb on! Ja üha hullemaks läheb!” On ju mõnus, selline magusvalus ahastus? Isegi siis, kui oled talvepuhkusele minekuga sisimas juba leppinud.

Kolumn on taasavaldatud Eesti Ekspressi loal.

Nädala tsitaat Marko Mägilt

Marko Mägi saab Eesti Ekspressis olulistele asjadele väga hästi pihta:

"Inimene ei jaksa olla järjepanu, ­kakskümmend neli tundi ööpäevas ja seitse päeva nädalas kangelane. Näha ­inimeses üksnes kangelast ja temalt ainult kangelastegusid oodata on ropult ühekülgne. Inimest tuleb osata võtta tervikuna – kindlasti koos nõrgemate külgedega. Inimene lihtsalt tahab mõnikord magama jääda, kuhu juhtub ja kuidas juhtub. Oleks karjuvalt ebaõiglane seda talle keelata."

Vainu "Saavutama õppimine" oli päris hea

Õppisin teisipäevast neljapäevani Peep Vainu seminaril "Saavutama õppimine". Loomulikult olin alguses üsna skeptiline ja läksin rohkem uurima-õppima, kuidas Peep teeb suure saali koolitust, aga juhtus nii...

• Peebu pealt õppisin tublisti esimesed poolteist tundi. Edasi oli mul juba enda mõtete ja probleemidega nii palju tegemist, et märkasin enda juures koolitaja professionaalset kretinismi haruharva. Järeldus: oli päris hea koolitus.
• 1. päeva tulemus: testisin ära olulised eesmärgid järgmiseks aastaks ning nii mõnedki kirjutasin enda jaoks lahti. Oma kalendrisse kirjutan need sisse esmaspäeval. Kui tahad ka teada, kuidas kirjutada oma eesmärke kalendrisse, et neid suurema tõenäosusega ellu viia, tule Aruka ajajuhtimise koolitusele :)
• 2. päeva tulemus: polnud nii särav kui esimese oma. Aga mõistsin, et pean siiski investeerimise selgeks õppima, et olla turgude tõusuks (mis kunagi tuleb kindlasti) valmis. Ning juba praegu hakkama senisest enam säästma. Samuti sain kirja olulise sammu, mida on vaja teha selleks, et mu ajajuhtimise koolitused oleksid senisest oluliselt paremad. Ja oma motivatsiooni kaardistamisel sain samuti targemaks. Ning oma järgmise aasta kalendri planeerimiseks sain suurepärase nipi juurde, millest kirjutan kindlasti lähiajal siin blogis.
  
• 3. päeva tulemus: polnud väliselt nii särav kui teise oma. Sisemine sära oli võimas, sest sain enda jaoks kinnituse - mu järgmise aasta eesmärgid on teostatavad ning nuputasin ka välja, kuidas ja millal neid saavutan. Ja oma lähisuhted sain ka üle vaadatud ning juba lapin neid kohti, kust need ähvardavad logisema hakata.

Kuigi seminar vahel jäi minu jaoks veidi aeglaseks ning mõni asi mulle ei meeldinud ("edumantrate" kooris kordamine ja võitluskunsti elementidega aeroobika tränamuusika saatel 2. päeva hommikul, ülejäänud virgutusvõimlemine oli ok), olen väga rahul, et osalesin. Miks?

• Panin järgmise aasta realistlikud plaanid paika, mis veel kuu eest olid püüdmatus kauguses
• Usun endasse rohkem kui enne
• Oskan end ja oma tegemisi paremini analüüsida.

Kui tahad sama saavutada, siis osale märtsis toimuval "Saavutama õppimise" koolitusel. Ma soovitaksin seda ka siis, kui ei töötaks Vain & Partnerites - see koolitus väärib Sinu osalemist nagu ka Sina tõenäoliselt seda koolitust.

PS: eelmisel korral lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest markfosterlikul moel - teen sedagi järgmises postituses. See lihtsalt sobib järgmise aasta uuendet planeerimismõtete postitusega nii hästi kokku :)

Kohe, täna ja homme

Mark Forsteri raamatus "Do It Tomorrow" on üks hea nipp veel.

Forster soovitab jagada kõik tegevused kolme kategooriasse: kohe, täna ja homme.

• Kohe tee ära ainult need asjad, mida tuleb tõepoolest viivitamatult teha, muidu muutub olukord märkimisväärselt halvemaks. Neid asju on väga vähe - näiteks juhtub Su lapsega midagi, mis nõuab Sinu viivitamatut sekkumist (pead ta traumapunkti viima vms). Selliseid asju on õnneks me päevades väga vähe.
• Täna tee ära need asjad, mis on vaja kindlasti päeva lõpuks valmis saada. Märgi need tänase päeva tegevusnimestikku teiste tänaseks kavandatud ülesannete alla. Aga enne seda küsi alati - kas seda asja võiks sama hästi teha ka homme? Kui jah, siis maandub ta homses tegevusnimestikus.
• Homme tegemiseks mõeldud tööde nimekiri ongi see koht, kuhu maandub suurem osa meie tegemistest. Täna saabunud e-kirjadele vastamine? Kui teed seda homme ühekorraga, jõuad kiiremini. Ülemus tahab teisipäevaks aruannet? Homme teeme. Ajaleht soovib neljapäevaks artiklit. Homme kirjutame.
  Selline homme-põhine mõtlemine pole muidugi täiesti vahemerelik manana-printsiip. Me ei lükka asju lihtsalt suvaliselt edasi, vaid teeme need ka ära sel päeval, mille tegevusnimestikku need kirjutasime.
  

Loomulikult sõltub inimese tööst, kui palju asju ta peab kohe või täna korda ajama, selmet neid järgmisesse päeva lükata. Kui möödunud päevist eeskuju võtta, siis on üsna lihtne ennustada, kui palju saame endale üldse tööd ette võtta.

Kogu see asi toimib ainult ühel eeltingimusel: nn sisenev töö ei tohi olla suurem nn väljuvast tööst, st ära võta endale rohkem asju ette kui teha jõuad. Aga see kehtib kõigi ajahaldussüsteemide puhul.

Sellised kohe-täna-homme liigitusel põhinevad suletud tegevusnimestikud toimivad tavalistest avatud tegevusnimestikest märksa paremini, sest tööd ei kuhju - päeva tegemised on sul pidevalt silme ees ning nimekiri pikeneb haruharva.

Forsteri süsteemil on ka suur miinus: ta ei suuda piisavalt selgitada, kuidas planeerida pikaajalisemaid projekte ning kuidas hoida end tegevusi homseks lükates homme saabuvast ülekoormusest. Võib-olla oleks abi sellest, kui paneks iga tegevuse taha kirja oodatava ajakulu ning hoolitsed selle eest, et homsesse ei planeeri rohkem kui 3-6 tunni jagu tegevusi (sõltub katkestuste arvust sinu päevas). Juhul, kui homne on täis, hakkad täitma ülehomset päeva. Ning kui oled juba kolm päeva ette täitnud, siis on siililegi selge, et lubad rohkem teha kui tegelikult jõuad.

Suurte projektide planeerimisest markforsterlikul moel kirjutan järgmisel korral - tal on paar päris head mõtet ses asjas.

Millest tahaksid minu Saldo kolumnides lugeda?

Hakkan alates detsembrinumbrist avaldama igas Saldos enese- ja ajajuhtimisteemalist kolumni. Esimeses kolumnis kirjutan sellest, kuidas uueks aastaks eesmärke püstitada. Tuleb üsna sarnane jutt nagu see siin, kuid veidi põhjalikum.

Eesmärgid ruttu-ruttu kirja :)

Lõpetasin äsja Mark Forsteri raamatu "Do It Tomorrow" lugemise - täiesti ontlik ajajuhtimisteemaline eneseabikas, millest on üle võtta ühte koma teist.

Jagangi paaris järgmises postituses paari Forster nippi, mis mulle meeldivad ning mis tunduvad toimivat.

Esimene neist puudutab eesmärkide seadmist, millest oli mõne nädala eest põgusalt juttu.

Forster soovitab eesmärke seades teha lihtsa harjutuse: kirjuta paberile või arvutisse teineteise alla kõik asjad, mida tahaksid teha - pane kirja absoluutselt kõik, mis vähegi meelde tuleb. Sel moel täida kiiresti lehekülg, paar, kolm või neli-viis. Kirjuta seni, kuni kõik unistused ja uitmõtted on kirjas. Sel moel tühjendad peas uitavad mõtted paberile ning teadvustad neidki ideid, mida siiani pole suutnud sõnastada.

Nüüd pea mõni päev vahet ja seejärel kriipsuta nimestikust maha kõik mõtted, mida sa kindlasti ei kavatse teoks teha või millele pühendumiseks sul puudub tahtmine või aeg.

Pea veel mõni päev vahet ja tõmba nüüd maha need mõtted, mille jaoks sul tõenäoliselt puudub aeg või tahtmine - asjad, mille puhul pole niiväga oluline, kas teed need teoks või ei. Seejärel jooni alla või värvi ära 3-5 asja, mida kindlasti tahad teoks teha ning mille jaoks oled valmis oma aega kulutama.

Järgmisena sea need vähesed väljavalitud tegevused tähtsuse järjekorda ning kirjuta lahti soovi teostumiseks vajalikud tegevused (just-just, tulemuseks on 3-5 projekti koos alamprojektidega).

Nüüd pole enam muud, kui asuda kõige olulisema projekti esimese tegevuse kallale, et saavutada oodatav tulemus võimalikult kiiresti. Oluline on tegeleda vähemalt ühe olulise projektiga iga päev kasvõi viis minutit. Ja peagi näedki, et tulemus muutub üha enam käega katsuvaks :)

Üsna hea mõte, kas pole? Selliseid nippe ja trikke on Forsteri raamatus veel. Loomulikult sisaldab raamat ka mitut väidet, millega on väga keeruline, kui mitte suisa võimatu nõustada. Aga see ongi hea - ärritab ja ärgitab lugema.

26. novembril Tallinnas aruka ajajuhtimise avatud koolitus

Järgmine "Aruka ajajuhtimise" avalik koolitus Tallinnas toimub 26. novembril. Inimeste huvi on üsna elav - kui tahad osaleda koolitusel, siis on just praegu õige hetk koolitusele registreeruda.

Nagu ikka, õmbleme koolituse lõplikult valmis vastavalt osalejate soovidele, mille selgitamiseks osalejad täidavad paar nädalat enne koolitust veebiküsitluse. Ja julgen tagasihoidlikult kinnitada, et tegemist on hea asjaga - siiani minu koolitusel käinud inimesed on jäänud väga rahule ning nimetavad koolitust äärmiselt praktiliseks, huvitavaks ja kasulikuks. Kui ei usu, loe ise, mida inimesed arvavad koolitusest.

Ülejärgmisel nädalal viib Peep Vain Pärnus läbi järjekordse "Saavutama õppimise" koolituse (millel loomulikult soovitan osaleda, pidavat väga vinge olema, lähen isegi) ning ma ei välista, et nii mõnigi sellel osaleja tuleb ka ajajuhtimise koolitusele, et leida tuge Pärnus tehtud plaanide elluviimiseks ja oma ajakavasse sisse kirjutamiseks. Seega - praegu on veel ruumi novembri lõpu ajajuhtimise koolitusel osalemiseks, aga ma pole kindel, kui kauaks veel vabu kohti jagub :)

Kui tahad koolituse kohta midagi pärida, küsi julgesti postituse kommentaarides või saada mulle e-kiri.

Kuidas hoiduda "valedest" asjadest oma elus?

Kohtusin mõne aja eest peetud koolitusel tüdrukuga, kes polnud (vähemalt enda sõnul) mitte kunagi mõelnud oma eesmärkide üle. Pärast koolitust tekkis tal hirm - kui ta ei tea, mida ta tahab, siis kuidas saab ta olla kindel selles, et ta ei tee valesid asju. Lisaks sellele tundis ta end väga väsinuna, sest polnud puhanud mitu aastat ning erinevaid kohustusi-rolle on tal kaugeltki üle ühe-kahe.

Kirjutasin talle koolituspäevale järgnenud hommikul sellise kirja, mida otsustasin teiega jagada, sest ehk on keegi teistki samuti täbaras seisus, kus eesmärgid pole selged ning see tekitab kõhedust (iseenesest mõista ma ei ütle, mis on selle tüdruku nimi, kui vana ta on, millises linnas elab ning kus ta töötab - see on saladus):

Kirjutan Sulle, sest tahan olla kindel - tuled oma eesmärgi seadmise probleemiga kenasti toime. Palun loe esmalt kiri läbi (muidugi juhul, kui tahad) ja alles siis tegutse ja vasta (taas juhul, kui tahad ja leiad, et sellest võiks Sulle kasu olla).

Ma ei saanud eile kahjuks Sinu käest paari asja küsida, mis näivad mulle olulised. Täpsemalt - need on küsimused, mis võivad Sind veidi edasi aidata:

Miks Sa midagi teed? Miks käid koolis? Miks töötad just selles ettevõttes? Miks teed midagi kolmandat või neljandat?

Kui tahad, siis kirjuta mulle iga oma kohustuse headest külgedest - mis sellest kasu on, et Sa midagi konkreetselt teed, ja mis Sulle mingi asja juures meeldib. Aga sama hästi toimib see ka nii, et paned oma kohustused ja nende head küljed kirja paberile enda ees.

Kui head asjad kirjas, lisa iga kohustuse juurde veel kaks asja: mis Sulle konkreetse kohustuse juures ei meeldi ning mis juhtuks, kui sellest kohustusest loobuksid. Või muudaksid seda meeldivama vastu. Ja kui mingi asi Sulle kohe üldse ei meeldi, siis mida tahaksid teha mingi asja asemel?

Loodan, et see aitab tuua veidi lähemalt vastust olulisele küsimusele: Mida Sa tegelikult elust tahad? See on suur ja oluline asi.

Aga sellele küsimusele vastamine nõuab energiat. Kas ma sain Sinust õigesti aru, et Sa oled praegu üsna väsinud, sest pole tükk aega puhata saanud? Ja peatselt lähed puhkusele?

Kui nii, siis esmalt puhka rahulikult ja mõnusalt. Puhkust on vaja hoolimata sellest, millised Su eesmärgid on. Taastumine on üks olulisemaid asju elus.

Ja seejärel tee ülalkirjeldet harjutus, et selgitada välja, mida Sa tegelikult tahad.

Veel sain aru, et Sa veidi kardad seda eesmärkide seadmise tööd, sest pelgad, et teed nö valesid asju, mis ei lange kokku sellega, mida tegelikult tahad - ja samas Sa veel täpselt ei tea, mida Sa tegelikult tahad.

Kõlab labaselt, aga valesid asju pole olemas. Ma ei tunne mitte kedagi, kes oleks teinud valesid asju. Põhjus on lihtne: valesid asju pole olemas - kõik, mida elus teed, tuleb mingil moel Sulle kasuks; igas asjas on midagi head ja kasulikku. Ning eesmärke saad alati muuta, võtta uue suuna.

Elu on nagu teekond. Jõuad ühte punkti ja siis otsustad, et lähed järgmisesse kohta edasi. Ja vahel ka tagasi sinna, kust alustasid. Aga naastes algpunkti pole algpunkt enam see, millest lahkusid - naased algpunkti targema, seisad kõrgemal, näed kaugemale ja oskad eesmärke paremini seada. Seega on teekond sageli olulisem kui koht, kuhu jõuad.

Seega: Sa saad igal hetkel oma sihte ja nendega seotud otsuseid muuta.

Üks uitmõte veel: Peep Vainul tuli hiljuti raamat välja "Kõige tähtsam küsimus" - Eesti kohta päris hea eneseabikas, mille lugemine võib-olla aitab Sind. Aga kui otsustad seda raamatut lugeda, siis palun ära võta endale kohustust käituda just nii nagu raamat soovitab. Pigem küsi endalt: kas raamatu pakutud lahendused sobivad Sulle? Kui ei sobi, siis pole lahti midagi - kõik me oleme erinevad ja vajame erinevaid lahendusi. Aga kui sobib, siis on vahva ja kasulik :)

Kui tahad oma asju arutada ja jagada minuga, palun kirjuta. Kui ei, ära kirjuta :)

Igal juhul soovin Sulle jõudu ja energiat oma elu joonde seadmisel. Kui suudad selle asja lähema saja aastaga :D paika panna, on kõik väga-väga hästi. Iga asja jaoks on õige hetk ja õiget hetke suudad tabada vaid Sina ise.

Väikesed tööjupid rokivad täiega

Olen üha enam avastanud, kui palju enam saan tehtud, kui tegelen sarnaste tegevustega korraga. Mida täpsemalt pean silmas? Võtame lihtsa näite: nõupidamise ettevalmistamine.

1. Koostan nõupidamise ajakava. Kui valmis, siis küsin: "Mis on järgmine tegevus?"
2. Valmistan ette materjalid nõupidamise 1. päevakorrapunktiks või palun selle eest vastutaval inimesel seda teha. Kui valmis, siis küsin: "Mis on järgmine tegevus?"
3. Valmistan ette järgmise päevakorra punkti. Ja siis järgmise. Kui kogu ettevalmistus tehtud, küsin "Mis on järgmine tegevus?"
4. Leian osalejate kalendritest sobiva aja nõupidamiseks. Saadan kutse. Kui valmis, siis küsin: "Mis on järgmine tegevus?"
5. Ootan nõupidamist, sest kõik on tehtud.

Selline töö väikesteks juppideks jagamine toimib nagu võlutult, sest aitab paremini aru saada, mida konkreetselt on vaja teha. Ning ümberlülitumised võtavad märksa vähem aega, sest neid lihtsalt on vähem.

Või võta näiteks projekt, mida võiksime nimetada "Muutu kõhnemaks!"

Kui kirjutad oma kalendrisse mingile kuupäevale "Võta kaalust alla!", siis kahtlustan, et see ei toimi. Aga kui teed tegevusnimestiku, milles järgmised tegevused:

1. Vaata oma menüü läbi.
2. Leia, mille arvelt saaksid tervislikumalt toituda.
3. Otsusta, mida edaspidi sööd ja mida mitte ning miks.
4. Nuputa välja, millist sporti tahad teha.
5. Nuputa välja, kui tihti tahad sporti teha.
6. Otsi trenn / otsusta, millal hakkad nt jooksmas käima.
7. Pane end trenni kirja.
8. Pane trenni ajad kalendrisse.

Märksa parem, kas pole?! Tegelen ise just nimelt selle projektiga:

• Otsustasin, et vähendan veini kogust paarile klaasile õhtusöögi kõrvale - mulle maitseb vein tohutult, aga ta, sunnik, lisab kaloreid.
• Otsustasin, et kui on valida kala ja linnu vahel, valin kala, ning kui on valida linnu ja looma vahel, valin looma. Lisaks varasemast enam köögivilju - seda vahel ka liha asemel.
• Otsustasin hakata igal hommikul ujumas käima - ostsin Nõmme ujula hommikuujumiste kümne korra pileti. See plaan ei olnud eriti hea, sest avastasin kolmandal hommikul, et lihtsalt ei jaksa ujuda. Tegin sujuvalt plaani ümber (teatavasti plaani saab muuta ainult siis, kui sul on plaan) ning nüüd käin ühel hommikul ujumas ning järgmisel jooksmas ja qi gongi tegemas metsa all ning järgmisel jälle ujumas. Plaan toimib ja on väga hea. Nagu ka olemine.

Esimesed tulemused on olemas:

• Tunnen ennast märksa paremini.
• Kehakaal on langenud kuuga 2 kilo.

Samal moel võib teha mida iganes: jaga vaid asi piisavalt väikesteks konkreetseteks tegevusteks ning vii plaan samm-sammult ellu, küsides pärast iga sammu: "Mida peaksin järgmiseks tegema, et kõik läheks parimal võimalikul moel korda?"

45 head ajajuhtimisviidet ühel lehel

Kogusin Vain&Partnerite ajajuhtimise külgedele kokku kõik head ajajuhtimisviited, mis mul käepärast. Vaata nimekirja - ehk leiad midagi kasulikku endalegi.

50/30/20 reegel

Avastasin mõne kuu eest Steve Pavlina blogis vana sissekande, mis soovitab kasutada nn 50/30/20 reeglit. Reegel ise on lihtne:

• Kuluta 50% ajast asjadele, mis on olulised 5 aasta perspektiivis.
• Kuluta 30% ajast asjadele, mis on olulised aasta-paari perspektiivis.
• Kuluta 20% ajast igapäevastele tegemistele.

Olen proovinud seda reeglit oma elus kasutada viimase paari kuu jooksul ning tulemused on fantastilised! Oluline on see, et planeerid igasse päeva paar tundi väga olulistele asjadele ning pead sellest plaanist ka kinni. Ning elu muutub kuu-paariga märksa mõnusamaks :)

Aruka ajajuhtimise blogi tõuseb tuhast :)

Ei saa mitte vaiki olla :) Iga kord leian koolitustelt mitmeid huvitavaid mõtteid, millest võiks teistelgi abi olla - seetõttu avan uuesti aruka ajajuhtimise blogi ning jagan teiega korra-paar nädalas mõne hea ajajuhtimisnippi, millest minul ja mu klientidel on abi olnud.