4 majandusblogi, mida jälgin

Selleks, et nutikate majandus- ja äriarendusmõtetega kursis olla, jälgin vahetevahel

• Ametivend Raimo Ülavere blogi
• Indrek Maripuu arendussahtel
• Toivo Tänavsuu ja tema Tigerprises
  
• Jüri Saare Vabalog.
  

Nipp: post-it märkmepaber ja edasilükkamise vältimine

Ühel mu koolitustest rääkis üks osaleja hea loo sellest, kuidas ta kasutab pabermärkmikku ja post-it-tüüpi märkmepabereid edasilükkamise vältimiseks:

Selle asemel, et sündmusi märkmikku kirjutada, kribib ta märkmed märkmelehtedele ning kleebib need on kalendermärkmikku. Kui vaja sündmust edasi tõsta kas plaanide muutumise või edasilükkamise tõttu, siis pole vaja ümber kirjutada, vaid lihtsalt kleebid märkmelehe uuele kuupäevale.

Ja nüüd nipp: kui märkmeleht enam ei kleepu märkmikusse, sest liim on ära kulunud, on sul kaks võimalust

1. Otsustad, et sa ei tee märkmepaberile kirjutatud asja ja viskad paberi prügikorvi
2. Teed selle asja kohe ära ega lükka seda enam edasi
   

Abi vaja: lihtne projektijuhtimisvahend

Tunnistan ausalt: vajan abi. Otsin projektijuhtimisvahendit, mis oleks

• lihtne,
• joonistaks Gantti kaarti
• ja veel parem kui PERTi oma ka,
• võib toimida koos Exceliga
• või MindManageriga,
• võimaldaks märkida ka juba läbitud etappe,
  
• oleks odav või tasuta.
• Eriti kena oleks, kui saaks Gantti ja PERTi ka printida.
• Ja eriti äge, kui oleks võimalik veel Outlookiga sünkroniseerida (MS Project on hullupööra keeruline ja kallis mu jaoks).
  

Praeguseks olen läbi vaadanud paar Exceli töölehte, näiteks see ja see. Esimene neist on tiba keeruline, aga toimib hästi, teine veidi liiga lihtne mu jaoks. Mõlema puhul on probleemiks läbitud töö märkimise keerukus.

Veidi olen mänginud ka JCVGanttiga: sümpaatne, aga printimine on nigel ja PERTi ei saa joonistada.

Kas keegi on kokku puutunud näiteks Plan Bee Critical Path Project Managementiga? Millised kogemused olid? Või on keegi uurinud avatud lähtekoodiga OpenProjd? Selle esmamulje tundub küll hää...

Täiendatud: Võtsin kasutusele GanttProjecti. Hetkel tundub suurepärane - just see, mida vaja.

Inimesed jäid mu koolitusega rahule :)

Viisin läbi kaks head koolitust - ühe Politseikolledži inimestele ja teise BIGi juhtidele. Ma ei suuda jätta rõõmu Teiega jagamata, sest tagasiside oli väga vahva ja innustav. Mõned näited (mille jagamiseks tsitaatide autorid andsid loa) on sellised:

"Ei mingit teooria-jama! Sain koolituselt midagi, mida saan juba homme tööle rakendada."
Taavi Tani, serverite ja võrgu üksuse juht, Balti Investeeringute Grupi Pank AS

„Väga õpetlik koolitus!“
Veiko Lillemägi, Tallinna regiooni juht, Balti Investeeringute Grupi Pank AS

„Koolitus tuletas mulle meelde ja õpetas palju uut, kuidas tööga efektiivsemalt toime tulla. Oli huvitav ning vaba õhkkond, võimalik küsimusi esitada, kõik väga hea.“
Helen Heinmaa, finantsjuhi assistent, Balti Investeeringute Grupi Pank AS

„Mulle meeldis, kuidas koolituse ajal mu peas paigutusid ülesanded kalendris korrastatud süsteemi. Tean, et homme juhtub see ka reaalselt. /---/ Väikese grupi koolitus on mõnus – loob personaalse suhte. /---/ Koolitaja oli SUPER!“
Tiina Maripuu, Politseikolledži täienduskoolitusjuht, Sisekaitseakadeemia

„Koolitus pani mõtlema ja asjadele veidi teise pilguga vaatama. Hea koolitus on see, kui aeg läheb märkamatult ja ei tahaks lahkuda. Täna lähen täpselt selle tundega.“
Siire Tõrva, Politseikolledži haldustalituse juhataja, Sisekaitseakadeemia

„Meeldis, et koolitaja jättis oma andmed ja võimaluse pöörduda küsimustega. Arvan, et ei tee seda, aga meeldiv on teada seda võimalust.“
Imbi Kivi, Politseikolledži karistus- ja menetlusõiguse õppetooli juhataja, Sisekaitseakadeemia

„Väga innustunud, energiline koolitaja. Korrektne koolitusmaterjal. Olen käinud väga paljudel koolitustel, kuid spetsiaalselt meile koostatud koolitusmaterjali pole jagatud!“
Eda Sieberk, Politseikolledži assistent, Sisekaitseakadeemia

„Teie koolitus oli super! Koolitamise meetod sobis mulle väga!“
Nelly Ruuge, Politseikolledži kutseõppespetsialist, Sisekaitseakadeemia

Kui tahad ka osaleda koolitusel, siis kaalu sisekoolituse tellimist või tule avalikule koolitusele :)

"Pankrot" ja majanduskriis

Praeguses kaootilises majandusseisus on olulisem kui kunagi varem säilitada kaine arvestus ja range distsipliin, et vähendada majanduskriisi põhjustet kahju ning olla valmis järjekordseteks ootamatuteks halbadeks uudisteks. Samal ajal peame säilitama terve mõistuse, et vältida arvestuse ja distsipliiniga liialdamist.

Laenasin osa kommentaari pealkirjast legendaarsest Propelleri laulust, mille Urmas Alenderi kirjutet tekst algab fraasiga: „Aeg on raha, aga raha mul ei ole, aega on, kuid alati jääb väheks." Kuigi tekst räägib hoopis muust kui praegusest majandusolukorrast, tuletab see paadunud alkohoolikust pajatav laulurida praegust majanduspohmelli meelde üsna valusalt.

Üha enam tunneme praeguse rapsimise ja rabelemise käigus, et energiast jääb vajaka. Füüsikatunnis õppisime, et peale energia hulga iseloomustab energiat ka selle kvaliteet. Seda kvaliteeti iseloomustavat suurust kutsutakse entroopiaks. Mida väiksem on energia kvaliteet, seda suurem on entroopia. Teine termodünaamika seadus ütlebki, et energia liigub pidevalt üha vähem kontsentreeritud oleku poole ja entroopia kasvab, mida iganes me ka ei teeks.

See seadus kehtib ka majanduses - kuigi meile vahel tundub, et oleme järjekordselt majandustõusu harjal ning elu on parem kui kunagi varem, suureneb tegelikult korrastamatus. Seega iga järgmine majanduslangus toob kaasa üha ootamatumaid tagajärgi, mille kõrvaldamiseks tuleb kasutada üha suuremat energiat, kuid pikas perspektiivis see meid entroopia kasvust ei päästa.

Kuidas säilitada tervet mõistust selles ettemääratud sündmuste ahelas?

Esimese asjana tuleks alustada iseendast, vaadata sissepoole ning suurendada korda enda sees, hoidudes samas liialdustest. Võta rahulikult aega ja pane paika oma järgmise aasta realistlikud eesmärgid. Seejärel joonista eesmärkide täitmiseks vajalikud tegevused oma kalendrisse, jättes umbes kolmandiku kuni poole jagu ruumi ootamatustele - keskkond meie ümber on endiselt ebastabiilne ning üllatab meid kindlasti.

Järgmisel aastal tegelemegi peamiselt kahe asjaga: hoiame tehtud plaanidest kinni ja liigume iga päev jonnaka kindlusega meie eesmärkide täitmise poole ning samas tuleme toime oluliste ootamatustega.

Selle teekonna õnnestumiseks on kolm võimalust. Esimene neist on kõige realistlikum: peame olema efektiivsemad. Seega võiks esimese asjana vaadata üle oma igapäevased tegevused ja harjumused ning küsida: mida saan teha senisest tõhusamalt ja ajasäästlikumalt. Teine on keerulisem: vaatame üle endale võetud kohustused ning loobume neist asjadest, millele me ei suuda pühenduda täielikult. See on keeruline ülesanne, kuid aitab teravustada meie fookust.

Kolmas on kõige tüütum: võib-olla tõesti meil ei jää üle muud kui teha kauem aega tööd. Kuid erinevalt eelmisest kahest pole see meetod pikema aja jooksul jätkusuutlik, sest võtab meilt liiga palju energiat.

Efektiivse süsteemi loomise motiivid on praegu selgemad kui kunagi varem. Kõige paremini on sõnastanud selle süsteemi eesmärgi Tom Robbins: "Tõelise stabiilsuse tulemuseks on olukord, kus eeldatav kord ja eeldatav korralagedus on tasakaalus. Tõeliselt stabiilne süsteem ootab ootamatut, on valmis katkestusteks ja ootab muutumist."

Kui meil on olemas selline süsteem, siis tuleme praegusest kriisist välja ning valmistume võimalikult edukalt järgmiseks tõusuks. Kui ei, siis võib meil minna Propelleri laulu lõpus kirjeldatud moel: „Kraabi enda poole küüntega ja palu, et su jumal sind ei jätaks maha. Ära unusta ka oma hingevalu, kuni lõpuks jõuad kõrge plangu taha. Nagu minagi, ent põhjus on sul teine, kaine arvestus ja range distsipliin. Keisri pidusöök ja sandi õhtueine ühes lauas üles lähvad siin." Kui mitte käesolevas majanduslanguses, aga järgmises üsna kindlasti.

Kommentaar ilmus Ärilehes 3. detsembril ning on taasavaldatud Eesti Päevalehe loal.

Vajame vikiabilist

Valmistume Vain&Partnerites ette viki kasutuselevõtuks praeguse kohmaka võrguketta asemel. Nüüd vajame hüva nõu: kui oskad soovitada, kes oskab meil valida ja tehnoloogilise poole pealt juurutada vikimootorit, olen väga-väga tänulik :)

4. veebruar läbi müüdud, täiendav koolitus 18. veebruaril

4. veebruari Aruka ajajuhtimise koolitus on nüüd läbi müüdud.

Kui tahad õppida end ajas paremini juhtima, muutuda efektiivsemaks ja vähendada oluliselt ajasurvest tingitud stressi, siis just nüüd on õige hetk end kirja panna 18. veebruari koolitusele. Kahtlustan, et müüme selle ka üsna kärmelt läbi - seega, kes ees, see... Naine või mees :)

Tee olulist asja kasvõi natuke, aga iga päev

Lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest ja läbiviimisest markforsterlikul moel. Tasahilju harjutan selle asja kasutamist ning tuleb välja küll. Suurte projektidega toimetulek käib nii:

1. Selgita välja, mis on Sinu kõige olulisem eesmärk ning sellega seotud tegevused.
   
2. Planeeri projekt loomulikul moel - pane kirja kõik vajalikud tegevused nende loogilises järjekorras.
3. Nüüd võta vastu otsus: tegeled selle eesmärgi täitmisega iga päev. Kasvõi natuke. Esimese asjana. Sel moel annad kontrolli reageerivalt mõtlemiselt (mida iseloomustavad hirm ja ahvatlus) üle ratsionaalsele ning vähendad oma hirmu ülesande suuruse ees. Kui Su eesmärgiks on näiteks lõpetada mingi kindel projekt, siis tegeled sellega iga päev kasvõi paar-kolm minutit, aga asjad siiski liiguvad edasi. Pealegi, kui juba suudad selle tähtsa asjaga tegelemisega alustada, siis tuleb tihti välja, et teed sellega tööd tunni-paar ilma, et ise märkakski :)
   

Forsteri süsteemi suurim puudujääk on kuupäevalise ajagraafiku puudumine. Kui vaja mingi asi kindlaks päevaks lõpetada, lepi endaga koosolekuid, mil pühendud ainult sellele tööle, millega tuleb ühele poole saada. Ning ära lase teistel end segada neil aegadel. Aga nagu Forsteri süsteemigi puhul, lepi need koosolekud sellesse aega, kui oled kõige produktiivsem.

Järgmine kord kirjutan sellest, kuidas mul õnnestus "Saavutama õppimisel" tehtud plaanid oma järgmise aasta kalendrisse kirjutada ning kuidas loodan nendest plaanidest kinni pidada.

Tuhat ja tuline - jaanuari koolitus läbi müüdud

Tänase seisuga on piletid otsas ka "Aruka ajajuhtimise" jaanuari avalikule koolitusele, aga kui inimesi, kes kibelevad jaanuaris-veebruaris avalikule koolitusele koguneb vähemalt kümmekond, siis korraldame veebruari alguses erakorralise korduskoolituse.

Järgmine plaanipärane "Aruka ajajuhtimise" avalik koolitus, millele saad oma nime kirja panna, toimub 17. märtsil. Pane oma nimi kirja :)

Uuendus: Teeme täiendava koolituse 4. veebruaril. Kohti saab broneerida kirjutades koolitused-at-vain.ee.

26. novembri koolitus läbi müüdud :)

Rõõm teatada, et 26. novembri "Aruka ajajuhtimise" koolituse rühm on täis ning sinna me enam inimesi juurde ei võta.

Kui tahad tulla avalikule koolitusele, siis järgmisel korral teen seda Tallinnas 23. jaanuaril - kui soovid, registreeru koolitusele, kui soovid, uuri enne põhjalikult, mida Arukas ajajuhtimine endast kujutab, ja mida koolitusel osalenud arvavad.

Järgmine ingliskeelne koolitus Riias toimub 4. detsembril - kui Sul on tuttavaid, kes on huvitatud, siis rohkem infot koolituse "Saprātīga laika plānošana" kohta leiad siit. Ja kui Su sõber juhtumisi läti keelt ei oska, siis tasub lugeda ingliskeelset Smart Time'i tutvustust - koolitus ise on samuti inglise keeles.

Majanduskaamos - loomulikult, sest on sügis

Avaldasin hiljuti Eesti Ekspressis järgmise kolumni:

“Raisk, kuidas ahistab!” karjud novembri alguse märga ja pimedasse õhtusse. Mõnus on nii karjuda, veel parem sel moel tunda. Samal ajal on paha, nii paha, ja hea, nii hea. Kaamos tekitab soomeugrilases samasuguse tunde nagu bluus Ameerika neegris või fado portugallases. Korraga on kurb ja rõõmus, halb ja hea, õnnetus ja õnn.

Tänavu on kaamos eriti hästi välja kukkunud, sest sellega käib kaasas majanduse tasahilju tuure koguv allakäik. Majanduses laiemas mõistes looduse pisikese osana on oma kevad, suvi, sügis, talv ja taas kevad.

Meie kliimavöötmes peaks inimene sügisel võtma asju rahulikumalt, sest suur suvine pingutus on jäänud selja taha. Sead end valmis talviseks vaikeluks ning mugid tasahilju sügisel salvedesse kogutud saaki. Puhkad ja valmistud talveunest ärkamiseks kevadel. Nagu ülejäänud looduski. Oleme küll lasknud end raha tagaajamisest rikkuda ning armastame talvel (kui see nõuab kõige enam energiat) rabeleda ning suvel (kui energiat laialt saadaval) puhata, aga see selleks.

Ka majanduses on saabunud sügis. Majandustõusu viljad võiksid olla salves ning järgmised paar-kolm aastat elame rahulikult külma ja kõleda talve üle, et seejärel alustada uut kasvu.

Isegi Armin Karu pole enam enda sõnul miljardär, kuigi lehepildil naeratab rõõmsalt. Vist saab aru, et sügis käes ja suvi möödas. Ju temalgi on talvevarud olemas. Nagu meilgi. Nüüd tuleb vaikselt ja rahulikult puhata ja kevadet oodata.

Läbi aegade on inimesed kasutanud pimedat aega, sügisest kevadeni õppimiseks. Sama tuleks ka majandussügisest majanduskevadeni teha. Siis tuleb me järgmise sügise saak kopsakam.

Aga selle peale mõtlemisest lihtsam on eht­eestlaslikult möödunud suve taga halada.

Nii külvavadki rahutust inimesed, kes miskipärast ei taha majanduse kui looduse osa loomuliku kuluga leppida. Tahaks ju suve tagasi – kus oli alles pidu, 42tolliseid telekaid ostsime iga kord, kui raha saime, ning uusi kortereid pappmajadesse ja põllule ning tuuritasime Kanaari saarte ja Egiptimaa vahet, majandust kasvatasime ohjeldamatult taevani... Miks pidu nii ruttu lõppes?

Oleks ju veel tahtnud!

Säärane mineviku möödumise üle halamine on soomeugri eluviisile ainuomane ning põhjustab nii magusalt masohhistlikku valu, et selle vastu ei saa mitte miski siin ilmas. “Raisk, kus ahistab, persse, kui halb on! Ja üha hullemaks läheb!” On ju mõnus, selline magusvalus ahastus? Isegi siis, kui oled talvepuhkusele minekuga sisimas juba leppinud.

Kolumn on taasavaldatud Eesti Ekspressi loal.

Nädala tsitaat Marko Mägilt

Marko Mägi saab Eesti Ekspressis olulistele asjadele väga hästi pihta:

"Inimene ei jaksa olla järjepanu, ­kakskümmend neli tundi ööpäevas ja seitse päeva nädalas kangelane. Näha ­inimeses üksnes kangelast ja temalt ainult kangelastegusid oodata on ropult ühekülgne. Inimest tuleb osata võtta tervikuna – kindlasti koos nõrgemate külgedega. Inimene lihtsalt tahab mõnikord magama jääda, kuhu juhtub ja kuidas juhtub. Oleks karjuvalt ebaõiglane seda talle keelata."

Vainu "Saavutama õppimine" oli päris hea

Õppisin teisipäevast neljapäevani Peep Vainu seminaril "Saavutama õppimine". Loomulikult olin alguses üsna skeptiline ja läksin rohkem uurima-õppima, kuidas Peep teeb suure saali koolitust, aga juhtus nii...

• Peebu pealt õppisin tublisti esimesed poolteist tundi. Edasi oli mul juba enda mõtete ja probleemidega nii palju tegemist, et märkasin enda juures koolitaja professionaalset kretinismi haruharva. Järeldus: oli päris hea koolitus.
• 1. päeva tulemus: testisin ära olulised eesmärgid järgmiseks aastaks ning nii mõnedki kirjutasin enda jaoks lahti. Oma kalendrisse kirjutan need sisse esmaspäeval. Kui tahad ka teada, kuidas kirjutada oma eesmärke kalendrisse, et neid suurema tõenäosusega ellu viia, tule Aruka ajajuhtimise koolitusele :)
• 2. päeva tulemus: polnud nii särav kui esimese oma. Aga mõistsin, et pean siiski investeerimise selgeks õppima, et olla turgude tõusuks (mis kunagi tuleb kindlasti) valmis. Ning juba praegu hakkama senisest enam säästma. Samuti sain kirja olulise sammu, mida on vaja teha selleks, et mu ajajuhtimise koolitused oleksid senisest oluliselt paremad. Ja oma motivatsiooni kaardistamisel sain samuti targemaks. Ning oma järgmise aasta kalendri planeerimiseks sain suurepärase nipi juurde, millest kirjutan kindlasti lähiajal siin blogis.
  
• 3. päeva tulemus: polnud väliselt nii särav kui teise oma. Sisemine sära oli võimas, sest sain enda jaoks kinnituse - mu järgmise aasta eesmärgid on teostatavad ning nuputasin ka välja, kuidas ja millal neid saavutan. Ja oma lähisuhted sain ka üle vaadatud ning juba lapin neid kohti, kust need ähvardavad logisema hakata.

Kuigi seminar vahel jäi minu jaoks veidi aeglaseks ning mõni asi mulle ei meeldinud ("edumantrate" kooris kordamine ja võitluskunsti elementidega aeroobika tränamuusika saatel 2. päeva hommikul, ülejäänud virgutusvõimlemine oli ok), olen väga rahul, et osalesin. Miks?

• Panin järgmise aasta realistlikud plaanid paika, mis veel kuu eest olid püüdmatus kauguses
• Usun endasse rohkem kui enne
• Oskan end ja oma tegemisi paremini analüüsida.

Kui tahad sama saavutada, siis osale märtsis toimuval "Saavutama õppimise" koolitusel. Ma soovitaksin seda ka siis, kui ei töötaks Vain & Partnerites - see koolitus väärib Sinu osalemist nagu ka Sina tõenäoliselt seda koolitust.

PS: eelmisel korral lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest markfosterlikul moel - teen sedagi järgmises postituses. See lihtsalt sobib järgmise aasta uuendet planeerimismõtete postitusega nii hästi kokku :)

Kohe, täna ja homme

Mark Forsteri raamatus "Do It Tomorrow" on üks hea nipp veel.

Forster soovitab jagada kõik tegevused kolme kategooriasse: kohe, täna ja homme.

• Kohe tee ära ainult need asjad, mida tuleb tõepoolest viivitamatult teha, muidu muutub olukord märkimisväärselt halvemaks. Neid asju on väga vähe - näiteks juhtub Su lapsega midagi, mis nõuab Sinu viivitamatut sekkumist (pead ta traumapunkti viima vms). Selliseid asju on õnneks me päevades väga vähe.
• Täna tee ära need asjad, mis on vaja kindlasti päeva lõpuks valmis saada. Märgi need tänase päeva tegevusnimestikku teiste tänaseks kavandatud ülesannete alla. Aga enne seda küsi alati - kas seda asja võiks sama hästi teha ka homme? Kui jah, siis maandub ta homses tegevusnimestikus.
• Homme tegemiseks mõeldud tööde nimekiri ongi see koht, kuhu maandub suurem osa meie tegemistest. Täna saabunud e-kirjadele vastamine? Kui teed seda homme ühekorraga, jõuad kiiremini. Ülemus tahab teisipäevaks aruannet? Homme teeme. Ajaleht soovib neljapäevaks artiklit. Homme kirjutame.
  Selline homme-põhine mõtlemine pole muidugi täiesti vahemerelik manana-printsiip. Me ei lükka asju lihtsalt suvaliselt edasi, vaid teeme need ka ära sel päeval, mille tegevusnimestikku need kirjutasime.
  

Loomulikult sõltub inimese tööst, kui palju asju ta peab kohe või täna korda ajama, selmet neid järgmisesse päeva lükata. Kui möödunud päevist eeskuju võtta, siis on üsna lihtne ennustada, kui palju saame endale üldse tööd ette võtta.

Kogu see asi toimib ainult ühel eeltingimusel: nn sisenev töö ei tohi olla suurem nn väljuvast tööst, st ära võta endale rohkem asju ette kui teha jõuad. Aga see kehtib kõigi ajahaldussüsteemide puhul.

Sellised kohe-täna-homme liigitusel põhinevad suletud tegevusnimestikud toimivad tavalistest avatud tegevusnimestikest märksa paremini, sest tööd ei kuhju - päeva tegemised on sul pidevalt silme ees ning nimekiri pikeneb haruharva.

Forsteri süsteemil on ka suur miinus: ta ei suuda piisavalt selgitada, kuidas planeerida pikaajalisemaid projekte ning kuidas hoida end tegevusi homseks lükates homme saabuvast ülekoormusest. Võib-olla oleks abi sellest, kui paneks iga tegevuse taha kirja oodatava ajakulu ning hoolitsed selle eest, et homsesse ei planeeri rohkem kui 3-6 tunni jagu tegevusi (sõltub katkestuste arvust sinu päevas). Juhul, kui homne on täis, hakkad täitma ülehomset päeva. Ning kui oled juba kolm päeva ette täitnud, siis on siililegi selge, et lubad rohkem teha kui tegelikult jõuad.

Suurte projektide planeerimisest markforsterlikul moel kirjutan järgmisel korral - tal on paar päris head mõtet ses asjas.

Millest tahaksid minu Saldo kolumnides lugeda?

Hakkan alates detsembrinumbrist avaldama igas Saldos enese- ja ajajuhtimisteemalist kolumni. Esimeses kolumnis kirjutan sellest, kuidas uueks aastaks eesmärke püstitada. Tuleb üsna sarnane jutt nagu see siin, kuid veidi põhjalikum.

Eesmärgid ruttu-ruttu kirja :)

Lõpetasin äsja Mark Forsteri raamatu "Do It Tomorrow" lugemise - täiesti ontlik ajajuhtimisteemaline eneseabikas, millest on üle võtta ühte koma teist.

Jagangi paaris järgmises postituses paari Forster nippi, mis mulle meeldivad ning mis tunduvad toimivat.

Esimene neist puudutab eesmärkide seadmist, millest oli mõne nädala eest põgusalt juttu.

Forster soovitab eesmärke seades teha lihtsa harjutuse: kirjuta paberile või arvutisse teineteise alla kõik asjad, mida tahaksid teha - pane kirja absoluutselt kõik, mis vähegi meelde tuleb. Sel moel täida kiiresti lehekülg, paar, kolm või neli-viis. Kirjuta seni, kuni kõik unistused ja uitmõtted on kirjas. Sel moel tühjendad peas uitavad mõtted paberile ning teadvustad neidki ideid, mida siiani pole suutnud sõnastada.

Nüüd pea mõni päev vahet ja seejärel kriipsuta nimestikust maha kõik mõtted, mida sa kindlasti ei kavatse teoks teha või millele pühendumiseks sul puudub tahtmine või aeg.

Pea veel mõni päev vahet ja tõmba nüüd maha need mõtted, mille jaoks sul tõenäoliselt puudub aeg või tahtmine - asjad, mille puhul pole niiväga oluline, kas teed need teoks või ei. Seejärel jooni alla või värvi ära 3-5 asja, mida kindlasti tahad teoks teha ning mille jaoks oled valmis oma aega kulutama.

Järgmisena sea need vähesed väljavalitud tegevused tähtsuse järjekorda ning kirjuta lahti soovi teostumiseks vajalikud tegevused (just-just, tulemuseks on 3-5 projekti koos alamprojektidega).

Nüüd pole enam muud, kui asuda kõige olulisema projekti esimese tegevuse kallale, et saavutada oodatav tulemus võimalikult kiiresti. Oluline on tegeleda vähemalt ühe olulise projektiga iga päev kasvõi viis minutit. Ja peagi näedki, et tulemus muutub üha enam käega katsuvaks :)

Üsna hea mõte, kas pole? Selliseid nippe ja trikke on Forsteri raamatus veel. Loomulikult sisaldab raamat ka mitut väidet, millega on väga keeruline, kui mitte suisa võimatu nõustada. Aga see ongi hea - ärritab ja ärgitab lugema.

26. novembril Tallinnas aruka ajajuhtimise avatud koolitus

Järgmine "Aruka ajajuhtimise" avalik koolitus Tallinnas toimub 26. novembril. Inimeste huvi on üsna elav - kui tahad osaleda koolitusel, siis on just praegu õige hetk koolitusele registreeruda.

Nagu ikka, õmbleme koolituse lõplikult valmis vastavalt osalejate soovidele, mille selgitamiseks osalejad täidavad paar nädalat enne koolitust veebiküsitluse. Ja julgen tagasihoidlikult kinnitada, et tegemist on hea asjaga - siiani minu koolitusel käinud inimesed on jäänud väga rahule ning nimetavad koolitust äärmiselt praktiliseks, huvitavaks ja kasulikuks. Kui ei usu, loe ise, mida inimesed arvavad koolitusest.

Ülejärgmisel nädalal viib Peep Vain Pärnus läbi järjekordse "Saavutama õppimise" koolituse (millel loomulikult soovitan osaleda, pidavat väga vinge olema, lähen isegi) ning ma ei välista, et nii mõnigi sellel osaleja tuleb ka ajajuhtimise koolitusele, et leida tuge Pärnus tehtud plaanide elluviimiseks ja oma ajakavasse sisse kirjutamiseks. Seega - praegu on veel ruumi novembri lõpu ajajuhtimise koolitusel osalemiseks, aga ma pole kindel, kui kauaks veel vabu kohti jagub :)

Kui tahad koolituse kohta midagi pärida, küsi julgesti postituse kommentaarides või saada mulle e-kiri.

Kuidas hoiduda "valedest" asjadest oma elus?

Kohtusin mõne aja eest peetud koolitusel tüdrukuga, kes polnud (vähemalt enda sõnul) mitte kunagi mõelnud oma eesmärkide üle. Pärast koolitust tekkis tal hirm - kui ta ei tea, mida ta tahab, siis kuidas saab ta olla kindel selles, et ta ei tee valesid asju. Lisaks sellele tundis ta end väga väsinuna, sest polnud puhanud mitu aastat ning erinevaid kohustusi-rolle on tal kaugeltki üle ühe-kahe.

Kirjutasin talle koolituspäevale järgnenud hommikul sellise kirja, mida otsustasin teiega jagada, sest ehk on keegi teistki samuti täbaras seisus, kus eesmärgid pole selged ning see tekitab kõhedust (iseenesest mõista ma ei ütle, mis on selle tüdruku nimi, kui vana ta on, millises linnas elab ning kus ta töötab - see on saladus):

Kirjutan Sulle, sest tahan olla kindel - tuled oma eesmärgi seadmise probleemiga kenasti toime. Palun loe esmalt kiri läbi (muidugi juhul, kui tahad) ja alles siis tegutse ja vasta (taas juhul, kui tahad ja leiad, et sellest võiks Sulle kasu olla).

Ma ei saanud eile kahjuks Sinu käest paari asja küsida, mis näivad mulle olulised. Täpsemalt - need on küsimused, mis võivad Sind veidi edasi aidata:

Miks Sa midagi teed? Miks käid koolis? Miks töötad just selles ettevõttes? Miks teed midagi kolmandat või neljandat?

Kui tahad, siis kirjuta mulle iga oma kohustuse headest külgedest - mis sellest kasu on, et Sa midagi konkreetselt teed, ja mis Sulle mingi asja juures meeldib. Aga sama hästi toimib see ka nii, et paned oma kohustused ja nende head küljed kirja paberile enda ees.

Kui head asjad kirjas, lisa iga kohustuse juurde veel kaks asja: mis Sulle konkreetse kohustuse juures ei meeldi ning mis juhtuks, kui sellest kohustusest loobuksid. Või muudaksid seda meeldivama vastu. Ja kui mingi asi Sulle kohe üldse ei meeldi, siis mida tahaksid teha mingi asja asemel?

Loodan, et see aitab tuua veidi lähemalt vastust olulisele küsimusele: Mida Sa tegelikult elust tahad? See on suur ja oluline asi.

Aga sellele küsimusele vastamine nõuab energiat. Kas ma sain Sinust õigesti aru, et Sa oled praegu üsna väsinud, sest pole tükk aega puhata saanud? Ja peatselt lähed puhkusele?

Kui nii, siis esmalt puhka rahulikult ja mõnusalt. Puhkust on vaja hoolimata sellest, millised Su eesmärgid on. Taastumine on üks olulisemaid asju elus.

Ja seejärel tee ülalkirjeldet harjutus, et selgitada välja, mida Sa tegelikult tahad.

Veel sain aru, et Sa veidi kardad seda eesmärkide seadmise tööd, sest pelgad, et teed nö valesid asju, mis ei lange kokku sellega, mida tegelikult tahad - ja samas Sa veel täpselt ei tea, mida Sa tegelikult tahad.

Kõlab labaselt, aga valesid asju pole olemas. Ma ei tunne mitte kedagi, kes oleks teinud valesid asju. Põhjus on lihtne: valesid asju pole olemas - kõik, mida elus teed, tuleb mingil moel Sulle kasuks; igas asjas on midagi head ja kasulikku. Ning eesmärke saad alati muuta, võtta uue suuna.

Elu on nagu teekond. Jõuad ühte punkti ja siis otsustad, et lähed järgmisesse kohta edasi. Ja vahel ka tagasi sinna, kust alustasid. Aga naastes algpunkti pole algpunkt enam see, millest lahkusid - naased algpunkti targema, seisad kõrgemal, näed kaugemale ja oskad eesmärke paremini seada. Seega on teekond sageli olulisem kui koht, kuhu jõuad.

Seega: Sa saad igal hetkel oma sihte ja nendega seotud otsuseid muuta.

Üks uitmõte veel: Peep Vainul tuli hiljuti raamat välja "Kõige tähtsam küsimus" - Eesti kohta päris hea eneseabikas, mille lugemine võib-olla aitab Sind. Aga kui otsustad seda raamatut lugeda, siis palun ära võta endale kohustust käituda just nii nagu raamat soovitab. Pigem küsi endalt: kas raamatu pakutud lahendused sobivad Sulle? Kui ei sobi, siis pole lahti midagi - kõik me oleme erinevad ja vajame erinevaid lahendusi. Aga kui sobib, siis on vahva ja kasulik :)

Kui tahad oma asju arutada ja jagada minuga, palun kirjuta. Kui ei, ära kirjuta :)

Igal juhul soovin Sulle jõudu ja energiat oma elu joonde seadmisel. Kui suudad selle asja lähema saja aastaga :D paika panna, on kõik väga-väga hästi. Iga asja jaoks on õige hetk ja õiget hetke suudad tabada vaid Sina ise.

Väikesed tööjupid rokivad täiega

Olen üha enam avastanud, kui palju enam saan tehtud, kui tegelen sarnaste tegevustega korraga. Mida täpsemalt pean silmas? Võtame lihtsa näite: nõupidamise ettevalmistamine.

1. Koostan nõupidamise ajakava. Kui valmis, siis küsin: "Mis on järgmine tegevus?"
2. Valmistan ette materjalid nõupidamise 1. päevakorrapunktiks või palun selle eest vastutaval inimesel seda teha. Kui valmis, siis küsin: "Mis on järgmine tegevus?"
3. Valmistan ette järgmise päevakorra punkti. Ja siis järgmise. Kui kogu ettevalmistus tehtud, küsin "Mis on järgmine tegevus?"
4. Leian osalejate kalendritest sobiva aja nõupidamiseks. Saadan kutse. Kui valmis, siis küsin: "Mis on järgmine tegevus?"
5. Ootan nõupidamist, sest kõik on tehtud.

Selline töö väikesteks juppideks jagamine toimib nagu võlutult, sest aitab paremini aru saada, mida konkreetselt on vaja teha. Ning ümberlülitumised võtavad märksa vähem aega, sest neid lihtsalt on vähem.

Või võta näiteks projekt, mida võiksime nimetada "Muutu kõhnemaks!"

Kui kirjutad oma kalendrisse mingile kuupäevale "Võta kaalust alla!", siis kahtlustan, et see ei toimi. Aga kui teed tegevusnimestiku, milles järgmised tegevused:

1. Vaata oma menüü läbi.
2. Leia, mille arvelt saaksid tervislikumalt toituda.
3. Otsusta, mida edaspidi sööd ja mida mitte ning miks.
4. Nuputa välja, millist sporti tahad teha.
5. Nuputa välja, kui tihti tahad sporti teha.
6. Otsi trenn / otsusta, millal hakkad nt jooksmas käima.
7. Pane end trenni kirja.
8. Pane trenni ajad kalendrisse.

Märksa parem, kas pole?! Tegelen ise just nimelt selle projektiga:

• Otsustasin, et vähendan veini kogust paarile klaasile õhtusöögi kõrvale - mulle maitseb vein tohutult, aga ta, sunnik, lisab kaloreid.
• Otsustasin, et kui on valida kala ja linnu vahel, valin kala, ning kui on valida linnu ja looma vahel, valin looma. Lisaks varasemast enam köögivilju - seda vahel ka liha asemel.
• Otsustasin hakata igal hommikul ujumas käima - ostsin Nõmme ujula hommikuujumiste kümne korra pileti. See plaan ei olnud eriti hea, sest avastasin kolmandal hommikul, et lihtsalt ei jaksa ujuda. Tegin sujuvalt plaani ümber (teatavasti plaani saab muuta ainult siis, kui sul on plaan) ning nüüd käin ühel hommikul ujumas ning järgmisel jooksmas ja qi gongi tegemas metsa all ning järgmisel jälle ujumas. Plaan toimib ja on väga hea. Nagu ka olemine.

Esimesed tulemused on olemas:

• Tunnen ennast märksa paremini.
• Kehakaal on langenud kuuga 2 kilo.

Samal moel võib teha mida iganes: jaga vaid asi piisavalt väikesteks konkreetseteks tegevusteks ning vii plaan samm-sammult ellu, küsides pärast iga sammu: "Mida peaksin järgmiseks tegema, et kõik läheks parimal võimalikul moel korda?"

45 head ajajuhtimisviidet ühel lehel

Kogusin Vain&Partnerite ajajuhtimise külgedele kokku kõik head ajajuhtimisviited, mis mul käepärast. Vaata nimekirja - ehk leiad midagi kasulikku endalegi.

50/30/20 reegel

Avastasin mõne kuu eest Steve Pavlina blogis vana sissekande, mis soovitab kasutada nn 50/30/20 reeglit. Reegel ise on lihtne:

• Kuluta 50% ajast asjadele, mis on olulised 5 aasta perspektiivis.
• Kuluta 30% ajast asjadele, mis on olulised aasta-paari perspektiivis.
• Kuluta 20% ajast igapäevastele tegemistele.

Olen proovinud seda reeglit oma elus kasutada viimase paari kuu jooksul ning tulemused on fantastilised! Oluline on see, et planeerid igasse päeva paar tundi väga olulistele asjadele ning pead sellest plaanist ka kinni. Ning elu muutub kuu-paariga märksa mõnusamaks :)

Aruka ajajuhtimise blogi tõuseb tuhast :)

Ei saa mitte vaiki olla :) Iga kord leian koolitustelt mitmeid huvitavaid mõtteid, millest võiks teistelgi abi olla - seetõttu avan uuesti aruka ajajuhtimise blogi ning jagan teiega korra-paar nädalas mõne hea ajajuhtimisnippi, millest minul ja mu klientidel on abi olnud.

Selge Pilt liitus Vain&Partneritega

Alates 5. maist liitusin (ja loomulikult võtsin kaasa ka OÜ Selge Pilt) Vain&Partnerite tiimiga ning edaspidi toimuvad aruka ajajuhtimise koolitused koostöös nendega. Liitumise põhjus oli lihtne: Vain&Partnerite portfellis nappis veidi suurepärasest aja- ja projektijuhtimiskoolitusest ning mul oli just nimelt see tükk pakkuda, et partnereid leida. Seega mõlemad pooled võidavad. Veelgi rohkem võidavad koolitusel osalevad inimesed, sest koolituse sisu muutub ainult asjatundlikumaks, põnevamaks, köitvamaks ja - mis kõige olulisem - kasulikumaks ja aega säästvamaks.

Suur tänu kõigile, kes on osalenud Selge Pildi ajajuhtimiskoolitustel! Ja muidugi soovitage Vain&Partnerid ajajuhtimiskoolitust, sest Te juba teate, kui hea see on :)

Google Calendar suhtleb mobiilidega

Kui varem oli Google Calendaril hea mobiilne veebiliides, siis nüüd saab sünkroniseerida Google Calendarit enam kui sadat marki mobiilidega - Goosynci abil.

Ja tasuta tõukepost emoze toimib nüüd ka Google Mailiga suuremate probleemideta, kui te seda veel ei teadnud.

Google Calendar ja Microsoft Outlook suhtlevad!

Google tuli lõpuks ometi välja programmijupiga, mis suudab sünkroniseerida Microsoft Outlooki ja Google Calendari kalendreid. Tänased punktid lähevad inimese lihtsustamise eest seega Google'ile :) Kui kasutad aja haldamiseks mõlemat tarkvara või vajad Google Calendarit Microsoft Outlooki oma sõpradega jagamiseks, tõmba tarkvara siit.

Inimesed rahul!

Bingo! Pidasin vahepeal mitu koolitust ning kohtusin kümnete harukordselt meeldivate inimestega, kellega oli ajajuhtimise asju arutada puhas rõõm. Loe, mida inimesed arvavad mu koolitusest :) Suur tänu kõigile osalejatele!

Kui soovid ka tulla asja uurima, siis järgmised koolitused toimuvad 11. märtsil Ülemiste City konverentsikeskuses ja 12. märtsil Olümpia hotelli konverentsikeskuses. Personali- ja koolitusjuhtidele kehtib endiselt soodushind 990 krooni mõlema koolituse puhul.

Ettevõttekoolituse kavandajatel soovitan uurida firma- või organisatsioonikoolituse lehte lisainfo saamiseks.

Küsimused ja pärimised ikka ja alati oodatud mu e-postkasti.

Suurepärane abimees ClearContext

Kalju Rüütli Trigger Software'st tutvustas mulle eile suurepärast ajahaldusvahendit: ClearContext IMS v4. Kui see paigaldada MS Outlookile, siis võidad 3 asja: ükski e-kiri ei jää vajaliku tähelepanuta, kirjavahetus püsib loomulikul moel koos ning saad Outlookile öelda, et tahad segamatult näiteks 60 minutit töötada ilma, et uued e-kirjad tööd häiriksid.

Proovisin ise järgi ja julgen soovitada: väga hea töövahend, mis suurendab efektiivsust oluliselt.

20. veebruari koolitusrühm koos

20. veebruaril Olümpia konverentsikeskuses toimuva aruka ajajuhtimise koolituse rühm on kenasti täis. Seega: kellel isu tulla aruka ajajuhtimist uudistama või osalema personalijuhi erihinnaga, võiks sihile võtta 11. märtsi koolituse Ülemiste City konverentsikeskuses või 12. märtsi oma Olümpias. Registreeruda tasub varakult, sest rühmad kipuvad üllatavalt kiiresti täituma :)

Mida teha, et uue aasta lubadused ei jääks vaid lubadusteks

Enamik inimesi annab uue aasta alguses endale lubadusi: toitun tervislikumalt, hakkan trennis käima, loobun suitsetamisest või viin lõpule mingi olulise tööülesande. Kui aasta saab läbi, selgub sageli karm tõde: enamikest lubadustest ei saanud asja, need jäid alusetuteks. Kuidas seda olukorda vältida?

Uue aasta lubaduste puhul tuleb igaga neist siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad meid eesmärgile lähemale. Kui kavas on näiteks suitsetamisest loobuda, siis selleks tuleb midagi ette võtta. Nii panedki kirja tegevused: selgita endale suitsetamise kahjulikkust ja hangi selleks infot, lepi nõustajaga aeg kokku, vajadusel osta plaastreid või nätsu, leia endale tegevus suitsupauside rutiini täitmiseks muu lõõgastava tegevusega. Kui kõik need asjad tehtud, võib alustada edukat võõrutuskuuri. Sama moodi soovitan panna iga uusaastalubaduse puhul kirja konkreetsed sammud, mis on vajalikud lubaduse täitmiseks.

Vahel kipuvad asjad – ja mitte ainult uue aasta lubadused – jääma unarusse hoolimata korralikust tegevuskavast. Kuidas olukorda lahendada?

David Allen soovitab oma kohustusi korrapäraselt üle vaadata ning leiab, et puudulik ülesannete ülevaatus tekitab sama palju stressi kui põhjalik ülevaatus seda leevendab. Ülevaatus loob selguse ja eneseusalduse ning soodustab loovust. Ja maalähedasemalt asja võttes: ülevaatus aitab panna aja planeerimise süsteemi klappima tegeliku eluga.

Iga päev
Igal õhtul, enne tööpäeva lõppu, vaatan üle saabunud e-kirjade kausta ja tühjendan selle (nagu olen varasemates kolumnides kirjeldanud). Seejärel heidan pilgu tegevusnimestikele.

Sageli avastan, et „@Ootel”-nimestikus (mäletate, selles on delegeeritud asjad) leidub ülesandeid, millega kaastöölised on lubanud lõppevaks päevaks ühele poole saada, aga millest pole olnud kuulda kippu ega kõppu – sel juhul saadan neile meeldetuletuse või helistan üle. Samuti vaatan üle teised tegevusnimestikud, et veenduda: neis puuduvad tegevused, millega pean tingimata täna tegelema. Ülevaatuse käigus planeerin ka järgmist päeva ning panen üsna täpselt paika, millega tahan seda sisustada.

Järgmisena vaatan üle päeva jooksul laekunud paberid, panen kirja nendega seotud konkreetsed tegevused (näiteks lisan kalendrisse meeldetuletuse arve maksmiseks) ning arhiveerin need.
Lõpuks viskan pilgu mööduva ja järgmise päeva kalendrisse: kas kõik tänased asjad said hästi tehtud ja mis mind ootab homme ees? Kui see on tehtud, võib tööpäeva lõppenuks lugeda ning – pea töömõtetest tühi – asuda koduste toimetuste juurde.

Selliseks ülevaatuseks kulub mul iga päev kuni tund.

Iga nädal
Iga reede pärastlõunal reserveerin kalendris tunni-paar nädalaseks ülevaatuseks. See on ülevaatustest tõhusaim, sest aitab vältida tõrkeid pooleliolevates projektides.

Esimesena võtan ette pooleliolevate projektide nimekirja ja vaatan projektid ükshaaval läbi. Kas kõik saab tehtud tähtajaks? Kas mõni projekt on takerdunud ning kui nii, siis mis on selle põhjus ja kuidas tõkestust kõrvaldada? Kas vahepeal on tekkinud vajadus mõne uue ja olulise projekti järgi? Sageli avastan ülevaatuse käigus, et nädalaga on mõned projektid muutunud aktuaalsemateks ja teised vähemoluliseks – järelikult tuleb ka prioriteedid ümber vaadata.

Paari nädala tagant vaatan läbi ka kõik meilikaustad, et teha kindlaks, ega neisse ole ununenud asju, mis nõuavad tegutsemist. Kui leian mõne sellise, lisan selle tegevusnimestikesse. Samuti sirvin läbi aktiivsete projektide taustamaterjalid, sest vahel eksib ka neisse konkreetset tegevust nõudvaid asju.

Pärast projektinimekirja vaatan läbi kõik tegevusnimestikud ja sageli avastan, et mõned asjad on jäänud unarusse – proovin nad sel juhul hiljemalt järgmisel nädalal lõpetada.

Seejärel vaatan läbi mööduva nädala kalendri, et leida sellest tegemata jäänud asju. Viimasena võtan ette järgmise nädala kalendri: veendun, et kõik olulised asjad on kirjas. Töönädala võib sellega lõppenuks lugeda ning nädalavahetusel töömõtted mind ei kimbuta.

Kord kvartalis
Iga kolme kuu tagant reserveerin kalendris pool päeva rollide läbivaatuseks. Rollide nimestikke on mul kaks, üks töö- ja teine eraelu jaoks. Minu olulisemad töörollid on koolitaja ja ajakirjaniku omad. Mõlema puhul vaagin, kas täidan neid rolle hästi ning mida konkreetselt peaksin tegema, et veel parem olla. Sama moodi vaatan läbi eraelu rollid: olen abikaasa, isa ning täidan ka paari ühiskondlikku ülesannet.

Kui ülevaatuse käigus avastan, et peaksin midagi tegema, olemaks parem inimene, siis lisan konkreetsed tegevused oma ajajuhtimissüsteemi.

Kvartaliülevaatuse käigus vaatan läbi ka need ideed, mida olen pannud kirja tulevikus teostamiseks – tõenäoliselt on mõni neist jõudnud nii kaugele, et sellega kohe tööle asuda.

Kord aastas
Nüüd jõuamegi uue aasta lubaduste juurde. Iga aasta alguses vaatan peale rollide üle ka järgmise 12-18 kuu eesmärgid. Millega soovin alanud aastal toime tulla nii era- kui ka tööelus? Sõnastan kõik need asjad võimalikult konkreetselt ning taas panen kirja lihtsad ja selged füüsilised tegevused, mis aitavad mind eesmärkide saavutamisele lähemale.

Kord kvartalis vaatan aasta eesmärgid üle, teen vajadusel muudatused – et eesmärgid oleksid eluga kooskõlas – ning hoolitsen selle eest, et aasta lõpus oleks põhjust endaga rahul olla.
Kvartali- ja aastaülevaatuseks soovitan varuda peaaegu segamatuks pühendumiseks terve päeva. Vajadusel võib ju sellist ajurünnakuks kasvavat ülevaatust korraldada kogu osakonna või ettevõttega, et eesmärgid ja nende täitmiseks vajalikud tegevused oleksid kõigile selged ja mõistetavad.

Mõni kord kasvab aastane ülevaatus visioonide määratlemiseks. Kes tahame olla 3-5 aasta pärast? Mida peaksime tegema, et endaga võimalikult palju rahul olla? Kuidas tundub, näeb välja ja millist häält teeb edu? Mida peaksime selle saavutamiseks tegema? Uskuge mind, sel teemal mõtisklemine on äärmiselt mõnus ja tõhus. Seda enam, et tegemist pole lihtsalt heietamise või unistamisega, vaid visioonidega saad siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad unelmat teostada.

Eripakkumine personalijuhtidele

Pakume personalijuhtidele võimalust osaleda 20. veebruaril Reval Hotel Olümpias toimuval aruka ajajuhtimise koolitusel tutvumishinnaga 990 kr + km, et tutvuda koolitusega vahetult ning saada infot selle korraldamise vajaduse kohta Teie ettevõttes.

Koolitus on mõeldud kõigile, kes soovivad toime tulla kasvava infotulvaga ja kasutada oma energiat säästlikult, et hoida kokku aega. Koolituse läbinud oskavad kasutada enda ja kaastöötajate aega varasemast oluliselt tulemuslikumalt ning suudavad kolme kuuga suurendada oma efektiivsust vähemalt 20%.

Pragmaatilise koolituse käigus õpite:

• Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia
• Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist
• Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita
• Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada
• Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini
• Kuidas kasutada aja planeerimisel Teie harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt

Koolitusele järgneva kuu jooksul saate soovi korral tasuta konsultatsiooni oma tegevusplaanide, kalendri ja tegevusnimestike korrastamiseks.

Kuu pärast koolitust järgneb kogemuste jagamise ja õpitu kinnistamise sessioon, millel saate soovi korral leida oma ajahaldusprobleemidele kaasõppurite abil lahendusi ning osaleda nende probleemide lahendamises.

Pärast koolituse materjali omandamist ja igapäevast kasutamist kuu vältel:

• Suureneb Teie efektiivsus: tulete vähema ajaga toime enamate ja samas olulisemate asjadega
• Väheneb stress, mida varem tekitasid Teie ja Teie meeskonna ees seisvad ülesanded ning asjade käigust tervikliku ülevaate puudumine
• Lõpptulemusena paraneb Teie elu kvaliteet – suudate senisest lihtsamini toime tulla nii igapäevaste pisiasjadega kui ka kavandada ja ellu viia pikaajalisi projekte ja plaane.
• Saate põhjaliku ülevaate aruka ajajuhtimise koolitusest ning saate otsustada, kas sellest on abi Teie ettevõtte või organisatsiooni töötajate arendamisel

Koolituse hind sisaldab 7tunnist praktilist koolitust, kuu vältel 2 tundi meili- ja/või telefonikonsultatsiooni, 2tunnist järelkoolitust ja kogemuste jagamise sessiooni, koolitusmaterjale, tervituskohvi ja kohvipause ning lõunasööki.

Koolitusele saab registreeruda meiliaadressil info@selgepilt.ee ja telefonil 664 0002.

Aruka ajajuhtimise uus veeb avatud!

Sain lõpuks aega, et oma firma veeb - ettevõtteks Selge Pilt ja teemaks arukas ajajuhtimine - korda teha.

Olen tänulik, kui annate tagasisidet ja seejuures arvestate, et tegemist Google Page Creatori ja minu tagasihoidlike veebimeisterdusoskustega.

Tule aruka ajajuhtimise koolitusele!

Aruka ajajuhtimise koolituste toimumise ajad tänavu kevadtalvel:

• 20. veebruar
• 12. märts
• 9. aprill
• 14. mai

Koolitused toimuvad Reval Hotel Olümpia konverentsikeskuses. Rohkem infot leiad Selge Pildi veebist.

Suur tänu kõigile, kes andsid nõu, millal on parim koolituse aeg.

Mis võiks olla järgmine samm? Registreeru koolitusele.

Efektiivseim pooltund

Mille põhjal otsustada, kuidas veeta järgmine tund või pooltund parimal võimalikul viisil? Tegevuste prioriteedi põhjal? Ei, sest enne prioriteeti peab vaatama, et keskkond oleks õige, aega jaguks ning energiat piisaks.

Olen kasutanud juba paar aastat kindlat rutiini iga tööpäeva alguses ja lõpus ega kujutaks elu selleta hästi ette.

Hommikul tööle asudes vaatan esimese asjana kalendrisse ning saan ülevaate päevast: millised kellaajaliselt kokku lepitud kohtumised ootavad ees ning milliste teiste, kellaajast sõltumatute tegemistega pean päeva jooksul toime tulema.

Samuti viskan pilgu peale saabunud kirjadele ning tühjendan kirjakasti, sorteerides kirjad varem kirjeldatud viisil.

Nüüd tuleks tegutsema asuda... Mäletate, mul on mitu tegevusnimestikku: nende seas @Arvuti, @Internet, @Askeldused, @Kodu, @Kontor, @Telefon, @Ootel, @Projektid, Koosolek X-ga, Koosolek Y-ga. Mille põhjal valin, mida teha järgmisena ning kuidas leida tegevus, mis aitab mul veeta järgmised 5, 30 või 60 minutit parimal võimalikul moel?

Keskkond
Kuulen juba kuidas nii mõnigi ütleb: „Milles küsimus, loomulikult alustad kõige olulisemast asjast, sellest, millel kõrgeim prioriteet!” Ega ikka alusta küll – enamik ajajuhtijaid ületähtsustab prioriteedi rolli. Selgitan kohe lähemalt, miks arvestan enne prioriteeti teisi asjaolusid.

Esimesena vaatan, millises keskkonnas asun: kontoris või kodus ning milliseid töövahendeid saan kasutada – näiteks kas mul on arvuti kasutamise võimalus ning kas see on ühendatud internetti. Kui pean tegelema mingi väga olulise asjaga, milleks on vaja kasutada internetti, kuid olen netiühenduseta keskkonnas, siis ma ei saa seda ju teha. Seega võtan ette tegevusnimestiku(d), mis vastavad keskkonnale, milles viibin. Näiteks kontoris viibides vaatan nimestikke @Kontor, @Internet, @Arvuti ja @Telefon. Teisi pole mõtet vaadata, sest neis olevate asjadega pole mul hetkel võimalik tegeleda.

Aeg
Kas nüüd leian neist nimestikest olulisima tegevuse? Ei. Järgmisena teen selgeks, kui pikalt saan katkestusteta tööd teha. Mul pole mõtet võtta ette tööd, mille lõpetamiseks kulub tund, kui mul on järgmise nõupidamiseni aega vaid 15 minutit. Vastasel juhul jõuan ülesandele küll keskenduda ning sellega tegeleda vaid kümmekond minutit ning asi jääb lõpetamata. Kulutan asjatult kolmandiku vabast veerandtunnist. Selle asemel valin tegevusnimestikest need asjad, mille saan lõpetada koosolekuni jäänud ajaga.

Erandi moodustavad suuremad ja keerulisemad ülesanded, mis oma olemuselt on tegelikult projektid – need jagan planeerimise käigus mõistlikeks tükkideks, et saaksin nendega vabadel hetkedel tegeleda ja neisse kuuluvad alamtegevused lõpule viia.

Energia
No nüüd vaatan ikka, et mis on olulisem ja mis mitte? Ausalt öeldes ei. Järgmisena vaatlen sõelale jäänud ülesandeid ning küsin endalt: kas mul on selle ülesande lõpuleviimiseks hetkel piisavalt energiat. Eriti päeva lõpu poole – kui olen väsinud – võib juhtuda, et tegemist ootab mitmeid olulisi asju, mille jaoks olen õiges keskkonnas ja isegi aega nagu oleks, kuid energiat napib. Lihtsalt ei jaksa nende asjadega tegeleda. Sel juhul valin ülesande, mille tegemiseks on vaja vähem energiat.

Paar mu tuttavat peavad ka tegevusnimestikku, millel pealkirjaks @Väsinud. Sellesse lisavad nad need ülesanded, mille täitmiseks pole vaja vähimatki vaimset pingutust. Kui neil lõppeb jaks, siis võtavad nad selle nimestiku ette ja teevad asju, mille energianõudlus on minimaalne. Kummalisel moel aitab selliste asjadega tegelemine taastada energiat: kuigi oled väsinud ja suudad mingite asjadega toime tulla, siis see taastab töövõimet.

Päevaseid tegevusi planeerides pean silmas seda, millal suudan anda endast maksimumi. Mõne inimese jaoks on see hommikune, teise jaoks õhtune aeg. Olulisemad asjad planeerin alati suurima töövõimega ajavahemikku.

Aga kui energiat jagub, siis vaatan... Jah, nüüd vaatan ülesannete prioriteeti ja valin sõelale jäänud asjadest olulisima. Ning asun selle kallal usinalt tööle.

Kogu kirjeldatud otsustusprotsess nõuab vaid hetke, sest tegemist on inimesele omase, loomuliku käitumisega. Proovige seda kasutada ning leiate, et aega kulub otsustamiseks kõige rohkem 5-15 sekundit.

Äkk-kohustused
Paraku segavad meie tegemisi mitmesugused sekkujad. Oled näiteks energiast tulvil ning ametis segamatut tundi tööd nõudva tegemisega kui äkki heliseb telefon. Helistab su vahetu juht, kes ütleb, et tal on vaja õhtuks kvartali aruannet. Mida nüüd teha?

Selliste äkitselt silmapiirile kerkinud kohustuste puhul kaalun selle olulisust ja võrdlen seda hetkel käsiloleva tööga. Kui pooleliolev töö on olulisem, siis lisan uue kohustuse sisendsahtlisse, jätkan hetkeks katkestatud tööga ning otsustan järgmisel sisendsahtli tühjendamisel, mida selle uue asjaga teha. Kui vahelesekkuja on käsilolevast tööst tähtsam, siis energia ja õige keskkonna olemasolul jätan vana tegevuse pooleli ning pühendun uuele ülesandele. Vajadusel teen kiiresti mõned märkmed, mis aitavad mul pärast poolelijäänud ülesannet kiiresti jätkata.

Iga päeva lõpus vaatan möödunud tööpäeva üle ning tunnustan end tehtud asjade eest. Tavaliselt saan iga päev paari olulise asjaga hakkama. Selle põhjus pole saladus: ma planeerin oma päevi nii, et igasse päeva jääks mõni oluline asi, mille lõpetamise pärast end tunnustada. Seejärel vaatan järgmise päeva kava ning valmistan end ette selleks, et järgmisel hommikul üllatusi ei tuleks. Ning siis saan, pea töömõtetest tühi, koduste asjadega tegeleda.

Abivahendid uue aasta lubaduste täitmiseks

Webware tutvustab 15 veebivahendit, mis aitavad tänavusi plaane paremini ellu viia. Minu lemmikuteks on:

• ajurünnakuviisard LifeTango
• teistelt ideede hankimiseks ja nendega oma ideede jagamiseks 43Things
• Remember The Milk tegevusnimestikele (ma pean neid küll endiselt Outlookis, kuid niipea kui piimameenutaja hakkab Outlooki toetama, kolin sinna üle)
• söögikaarti aitavad jälgida Fit Day ja The Daily Plate, DietTelevisioni beeta on veel ägedam
  
• rohelise eluviisi sõpradele soovitan selliseid veebe nagu Make Me Sustainable, Yahoo Green ja Carbonrally.
  

Et uue aasta lubadustega ei läheks nii nagu alati

Inimesed annavad mingil põhjusel uuel aastal rohkelt lubadusi. Eks ikka tahaks muutuda paremaks. Aga nende lubadustega on üks suur probleem: nende täitmine on keeruline.

Mina kasutan juba mitmendat aastat lihtsat nippi - panen uue aasta lubadused kirja, kuid igaühe juurde ka primitiivse projektiplaani, mis kirjeldab samme, mida pean tegema selle lubaduse täitmiseks. Need sammud panen kirja tegevusnimestikesse ning viin nad ka ellu. Seetõttu suudan suurema osa endale antud uue aasta lubadustest ka teoks teha.

Pikemalt mu tegevusnimestikest ja kalendrist saad lugeda siit. Sellest, kuidas neid lubadusi ellu viin, kirjutan järgmisel nädalal.

Küsitlus: millal on parim koolitusaeg?

Olen tänulik, kui leiate pool minutit aega lehe vasakus veerus olevale küsitlusele vastamiseks. Minu jaoks on siiani lahtine küsimus, millal on parim aeg koolituseks: kas kuu alguses, keskel või lõpus ning kas nädala alguses, keskel või lõpus. Küsitluse tulemused aitavad mul koolitusi paremini planeerida.

Uus aadress

Selge Pildi aruka ajajuhtimise blogi uus aadress on blog.selgepilt.ee ja RSSi uus aadress http://feeds.feedburner.com/SelgePilt.